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Procedimientos en los puntos de ingreso y sitios de recepción
Esta suele ser una tarea crucial ya que es básicamente el primer contacto con las donaciones que ingresan y el desempeño en esta etapa tendrá un impacto notable en el resto del sistema. Como se ha establecido en el capítulo anterior, los suministros deben registrarse lo más rápidamente posible en los sitios de ingreso y recepción mediante un sistema estandarizado y que ofrezca herramientas para el control y el seguimiento. Esto requerirá la disposición de un equipo humano para las diferentes tareas en estos sitios, así como un coordinador que oriente el trabajo y resuelva consultas sobre selección, prioridad, clasificación y en general el tratamiento de las donaciones según sus categorías y otros criterios que se hayan establecido.
La metodología SUMA ha dado resultados positivos en innumerables emergencias y es una herramienta bastante desarrollada, por lo cual se recomienda su utilización (ver El Sistema SUMA en Anexo 8.1). Los procedimientos más importantes para el registro de las donaciones en los puntos de ingreso son:
· Registro: los suministros que llegan deberían registrarse bajo el concepto unitario de envío, esto es "el conjunto de provisiones que llegan al mismo tiempo, por el mismo medio de transporte, provenientes del mismo donante y dirigidos a un mismo destinatario".18
18 SUMA. Manual del usuario. Organización Panamericana de la Salud. Washington DC. 1999
Basándose en la documentación que acompaña a la carga se hace un registro de cada uno de los envíos que ingresan. Por lo general, en los puntos de ingreso de los suministros no hay condiciones adecuadas (espacio, disponibilidad) para hacer la verificación detallada de la carga, o bien esta viene referida a un destinatario que la llevará a sus propias bodegas; de manera que para hacer un registro adecuado de las provisiones entrantes se debe procurar obtener la mayor cantidad posible de detalles particulares de la carga, tales como:
· destinatario;· procedencia;
· medio de transporte;
· fecha y hora de arribo;
· cantidad de bultos;
· Peso (de ser posible, precisar el peso de los diferentes tipos de suministros individualmente; p.ej. 1000 kg de alimentos, 1 kg de medicamentos, etc.);
· Contenidos y formas de empaque;
· Condición en que llega la carga.
· Separación por prioridad y etiquetado: la organización a cargo del manejo de estos suministros deberá establecer las prioridades para los diferentes tipos de suministros dependiendo de las necesidades más urgentes detectadas. Por ejemplo, en caso de terremoto, los suministros y equipo medico para el tratamiento de heridas y fracturas podrían ser prioritarios, mientras que en una inundación, la prioridad podría ser agua y alimentos.De esta manera, la separación por prioridad permite brindarle atención a los suministros que están siendo solicitados con más urgencia y separar aquellos que pueden esperar antes de ser enviados. Todas las cajas y paquetes serán etiquetados o rotuladas mostrando claramente su nivel de prioridad y se agruparán en sectores distintos del punto de ingreso o sitio de recepción.
Por ejemplo, el sistema SUMA utiliza los niveles siguientes19:
19 SUMA, Manual del usuario. Organización Panamericana de la Salud. Washington DC. 1999
Prioridad 1: Urgente - Distribución Inmediata. Se identifican con etiquetas en color rojo.Prioridad 2: Distribución No Urgente: estos son artículos que no son requeridos en lo inmediato pero que serán útiles para una fase posterior de la emergencia. Se identifican con etiquetas en color azul.
Prioridad 3: Artículos No Prioritarios. Distribución No Urgente. En este nivel se ubican aquellos artículos dañados, expirados, inservibles, desconocidos y cuya utilidad es dudosa. Serán puestos a un lado para ser examinados cuando el tiempo lo permita. Se identifican con etiquetas en color negro.
También se debe etiquetar o rotular visiblemente aquellos suministros que requieran refrigeración o algún cuidado particular.
· Clasificación de los suministros: para efectos del registro de los suministros recibidos, estos se deben clasificar por categorías y sus respectivas subcategorías, según se menciona en el apartado "Categorías" del capítulo 5. Esto, además de facilitar la identificación de los artículos recibidos, contribuye a unificar los procedimientos de clasificación, almacenamiento y control de existencias.
Las provisiones tendrán un trecho y una serie de etapas a recorrer desde el punto de ingreso o recepción hasta llegar a las manos de la población; para disminuir las pérdidas, desvíos y hacer un uso más eficiente de los recursos, debe existir un instrumento que certifique su paso por cada uno de estos "momentos" e indique hacia dónde ha continuado su recorrido. Estos controles deben indicar también qué tipo de suministros ha sido movilizado, en qué cantidad, cuáles son sus condiciones e identificar a las personas que han intervenido en el proceso de su movilización.
Los instrumentos documentales y los procedimientos de control y seguimiento de las provisiones, deben ser acordados y diseñados en la etapa de preparación del plan de logística. Los formularios de registro que se utilizarán tienen que ser oficiales e impresos, con numeración consecutiva y previendo copias para cada una de las personas que tendrán responsabilidad en las diferentes etapas.
El diseño anterior y cuidadoso de la documentación es importante, ya que esta tiene que hacer coincidir y complementar información proveniente de las diversas etapas en el recorrido de los suministros. Es importante además definir claramente a las personas que serán responsables del control en cada una de estas etapas.
Al definir los procedimientos de control se tiene la difícil tarea de encontrar el balance entre métodos sencillos que no obstaculicen el flujo pero que al mismo tiempo no permitan el movimiento incontrolado de suministros. Una clave importante es asegurar que las personas a cargo conozcan el uso de los diferentes formularios y apliquen apropiadamente los procedimientos, así como la supervisión constante de las personas y las actividades.
Los aspectos que se deben controlar en cada una de las diferentes etapas en el recorrido de los suministros dentro del país o la región se pueden resumir de la siguiente manera (ver también tabla 8.1):
· Llegada de los suministros y donaciones a los puntos de ingreso (puertos, aeropuertos, fronteras) y sitios de recepción (centros de acopio, instituciones, etc.):
· Ingreso y registro de las provisiones;· Almacenamiento temporal;
· Salida de las provisiones (entrega para su uso o distribución, o envío a otros sitios de almacenamiento).
· Transporte de los suministros y donaciones hacia otros sitios de almacenamiento o al terreno mismo:
· Carga de las provisiones;
· Aviso al destinatario sobre el envío de la carga;
· Transportación (incluye trasbordos);
· Descarga de las provisiones.
· Recepción en el terreno o en centros secundarios de almacenamiento:
· Verificación física y documental de la carga (cantidad, peso, calidad);
· Registro de los suministros que llegan;
· Notificación al remitente de recepción del envío.
· Almacenamiento de los suministros:
· Registro de ingresos de suministros;· Inventarios y control de existencias;
· Medidas de higiene y seguridad de la bodega;
· Fechas de vencimiento y rotación de existencias;
· Servicios y mantenimiento de equipos que lo requieran (p.ej. bombas de agua, generadores eléctricos, etc.);
· Registro y constancia de pérdidas y destrucción de artículos;
· Registro de salida de suministros.
· Salida de los suministros del sitio de almacenamiento (entregas para su uso o envíos a puntos de distribución):
· Carga de las provisiones;
· Aviso al destinatario sobre el envío de la carga;
· Transportación (incluye trasbordos);
· Descarga de las provisiones.
· Distribución de la asistencia:
· Registro de las provisiones que llegan a los puntos de distribución;
· Almacenamiento de las provisiones;
· Registro e identificación de beneficiarios;
· Registro de entrega de la asistencia a los beneficiarios;
· Inventarios y control de existencias;
· Informe diario de distribución.
Tabla 8.1 Matriz de monitoreo y control de los suministros
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Etapa o situación |
Instrumento / procedimientos de control* |
Qué se debe verificar |
Lugar de verificación |
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Ingreso al país o a la zona de emergencia de donaciones y suministros no solicitados |
- Registro electrónico tipo Sistema SUMA u otro. |
- Los contenidos por categorías. |
- Puntos de ingres (puertos, aeropuertos, fronteras, etc.) |
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Cuando desde el terreno se hace un pedido específico de suministros |
- Formulario oficial de solicitud con numeración consecutiva. |
- Que el solicitante sea la persona autorizada para hacer los
pedidos. |
- En el sitio de recepción de la solicitud. |
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Cuando se envían donaciones o suministros al terreno o a otro sitio diferente al de almacenamiento |
- Formulario oficial de solicitud con numeración
consecutiva. |
- Que el solicitante sea la persona autorizada para hacer los
pedidos. |
- Sitio de almacenamiento temporal de los suministros (centro de
acopio, sitio de recepción). |
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Transporte de suministros |
- Formulario oficial de autorización de salida o despacho. |
- Firmas y sellos de la autorización de despacho. |
- Sitio de almacenamiento temporal de los suministros. |
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Recepción de suministros en el sitio en que fueron solicitados |
- Manifiesto de carga o guía de transporte con numeración
consecutiva. |
- Estado general de la carga. |
- Lugar de recepción del envío. |
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Almacenamiento de los suministros |
- Registro de ingresos a la bodega |
- Control de inventarios. |
- Sitio de almacenamiento de los suministros |
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Distribución de la asistencia |
- Formulario de recepción de suministros en los centros de
recepción. |
- Cumplimiento de los criterios para elegir beneficiarios. |
- Puntos de distribución. |
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* Todos los formularios utilizados deben tener numeración consecutiva y proveer copias para cada uno de los responsables que intervienen en el proceso respectivo. | |||
20 Para el tema de desecho y eliminación de medicamentos y productos médicos, ver anexos 12.1 y 12.2 en el capítulo 12, "El manejo de los suministros médicos".
Una importante proporción de las donaciones recibidas contiene productos no prioritarios o simplemente inservibles. Ambos se convierten en una carga adicional para el sistema de manejo de suministros. Sin embargo, hay que establecer una diferencia entre ambos tipos ya que el tratamiento de uno y otro son diferentes.
Artículos no prioritarios
Como se señala en el punto "Separación por prioridad y etiquetado", los suministros que en el momento de su recepción no son prioritarios, sí podrían ser útiles más adelante en otra etapa de la emergencia. Por esa razón, estos productos deben ser clasificados, etiquetados y puestos a buen recaudo mientras llega el momento de su uso.
Eliminación de otros suministros
Por otra parte, los artículos que por su estado (dañados, vencidos, totalmente inapropiados, etc.) son considerados "inservibles", deberían ser eliminados apenas el tiempo lo permita, sobre todo para liberar espacio necesario para las provisiones útiles.
Lamentablemente, este no suele ser un procedimiento sencillo ya que por lo general se trata de toneladas de material, para lo cual se requiere toda una logística incluyendo transporte, almacenamiento temporal y zonas para desecharlos.
Existe también la dificultad "política" y de imagen, ya que la opinión pública, incluyendo a los donadores, verá con malos ojos la eliminación de productos considerados por ellos como necesarios para satisfacer las necesidades de los afectados, aunque la realidad sea que estos no son aptos para el uso o consumo humano.
La eliminación de estos productos debe ser tomada con mucha seriedad ya que no se trata de "simple basura". Muchas veces es mejor mantenerlos almacenados mientras se pueden eliminar adecuadamente y no simplemente botarlos o abandonarlos en un predio donde podrían ser recuperados por las personas y convertirse en un peligro para la salud pública.
Estos materiales se pueden destruir, incinerar, enterrar, etc., pero lo más importante es que exista una directriz específica sobre los procedimientos de eliminación y no permitir que se improvise sobre el tema. La situación es aún más delicada si se trata de medicamentos o materiales peligrosos, cuya eliminación requerirá de profesionales especializados debido a los cuidados especiales que requieren y a las normas que rigen su manipulación y desecho.
El Sistema de Gestión de Suministros Humanitarios (SUMA), nació como un esfuerzo colectivo de los países de América Latina y el Caribe, con la cooperación técnica de la Organización Panamericana de la Salud, Oficina Regional de la Organización Mundial de la Salud, y el apoyo financiero del Gobierno de Holanda, para mejorar la administración de los suministros humanitarios en casos de desastre.
Su objetivo ha sido contribuir a resolver los múltiples problemas que representa la llegada masiva de asistencia a una región o país afectado por un desastre, ya sea que provenga de otras provincias y ciudades del país o de la comunidad internacional.
El enfoque sistemático del sistema, que incluye personal capacitado, material para clasificación y una herramienta electrónica flexible y fácil de usar, permite que los suministros puedan ser clasificados, inventariados, priorizados y almacenados, desde el mismo punto de entrada.
Para lograr este objetivo todos los donativos, sin importar su origen o destinatario, deberán ser procesados por SUMA en el punto de entrada antes de ser entregados al destinatario. Esto implica la adopción de políticas y estrategias de coordinación y operación por parte de los organismos e instituciones relacionadas con la administración del socorro, sean gubernamentales o no gubernamentales, antes del desastre.
Conforme los países obtienen experiencia en la operación de SUMA, lo implementan para satisfacer ciertos requerimientos que tal vez no concuerden con la filosofía original de SUMA, como es el caso de la atención de los donantes locales o la utilización de una unidad de campo que recibe las donaciones y en el mismo lugar otra para administrar las salidas de esas donaciones. Sea cual sea el caso, debe recalcarse que SUMA no sólo se utiliza en las grandes emergencias que requieren apoyo internacional, sino que puede ser usado siempre que tengan que movilizarse o recibirse suministros.
Componentes del sistema
El sistema está conformado por tres niveles:
1. SUMA CENTRAL2. Unidad de Campo SUMA
3. Manejo de Bodegas
· SUMA CENTRAL está diseñado para operar en el lugar donde las autoridades nacionales están administrando el desastre o la emergencia.
En este nivel las principales tareas son:
· Definición de los parámetros que utilizarán las Unidades de Campo, tales como: lugares de recepción, directorio de envíos, definición del usuario principal, etc.· Creación de las Unidades de Campo.
· Incorporación de la información enviada por las Unidades de Campo (consolidación).
· Soporte de consultas o confección de reportes que sirvan de apoyo al proceso de toma de decisiones y promuevan la coordinación interinstitucional.
· Mantenimiento de las tablas (listados) del programa.
· La UNIDAD DE CAMPO ha sido diseñada para trabajar en los puntos de entrada o lugares de recepción, ya sean fronterizos, puertos marítimos o fluviales y centros locales de recolección (a los cuales llegan los suministros durante la emergencia, tales como: aeropuertos, puestos de acopio, etc.).Las principales tareas que se realizan en este nivel son:
· Separación e identificación mediante etiquetas de los suministros en las categorías de: URGENTE - DISTRIBUCIÓN INMEDIA-TA, DISTRIBUCIÓN NO URGENTE y ARTÍCULOS NO PRIORITARIOS.· Clasificación de los suministros en categorías, subcategorías e ítems
· Consultas selectivas sobre ítems;
· Confección de reportes sobre los envíos registrados en esa unidad de campo;
· Elaboración de recibos de entrega para los destinatarios;
· Consolidación de datos en disquete, para remitir a SUMA CENTRAL.
· La Unidad de Campo SUMA utiliza formularios manuales, en el caso de que las computadoras fallen o la necesidad de recolección de datos así lo requiera.El módulo de MANEJO DE BODEGA es una herramienta que registra las entradas y salidas de suministros, entre otras cosas, en los centros de almacenamiento o bodegas. Estas bodegas reciben los suministros y la información en disquetes de las Unidades de Campo y/o el nivel SUMA CENTRAL. Esto permite que las instituciones coordinen internamente el manejo de sus suministros, o en coordinación con otras entidades que trabajan en la emergencia.
Las principales tareas que se desarrollan a este nivel son:
· Balance de inventario local;
· Elaboración de reportes de existencias y entregas por diversos parámetros;
· Seguimiento de inventario de otras bodegas subordinadas.
El envío
El envío es la unidad básica para el registro de los suministros mediante el sistema SUMA. Este está constituido por un conjunto de suministros que llegan en un mismo medio de transporte, al mismo tiempo, y que tienen el mismo consignatario y el mismo destinatario. Toda la clasificación y manipulación de los datos sobre los suministros será hecha a partir de este concepto.
El punto de entrada es el lugar al cual llegan los envíos: aeropuerto, puerto marítimo o fluvial, frontera terrestre, bodega, edificio, etc.
Actividades en el área de trabajo
El trabajo con los suministros antes de su entrega a los destinatarios, implica tres fases generales:
· Separar
· Clasificar
· Hacer inventario
Separar
Asigna las prioridades de manejo y distribución, a partir de los requerimientos de suministros comunicados por la administración de la emergencia o por la definición del coordinador del equipo en el área de trabajo SUMA. La definición de estas prioridades depende del tipo de desastre y de las necesidades nacionales en ese momento.
Por ejemplo, en caso de terremoto, los suministros médicos para el tratamiento de heridas y fracturas son urgentes, mientras que en el caso de las inundaciones lo son el agua y los alimentos.
Todas las cajas y paquetes se rotularán con etiquetas que muestren claramente su nivel de prioridad. Adicionalmente, si es un suministro de salud se le coloca una etiqueta de color verde. Para efectos de SUMA las prioridades y sus colores distintivos son:
Prioridad 1: URGENTE. DISTRIBUCIÓN INMEDIATA: requeridos de manera inmediata en la emergencia. Color rojo.
Prioridad 2: DISTRIBUCIÓN NO URGENTE: no son de uso inmediato en la fase de emergencia, pero posteriormente sí, como durante las fases de rehabilitación o reconstrucción. Color azul.
Prioridad 3: ARTÍCULOS NO PRIORITARIOS: algunos suministros pueden estar vencidos, dañados, ser inútiles o desconocidos; además, pueden venir mezclados con otros artículos que dificulten su clasificación en el área de operaciones y ésta deba ser realizada posteriormente por el destinatario, cuando tenga el recurso humano y el tiempo necesario. Color negro.
Clasificar
Los suministros se clasifican según 10 categorías técnicas:
1. Medicamentos
2. Agua y saneamiento ambiental
3. Salud
4. Alimentos y bebidas
5. Necesidades personales/ educación
6. Refugio/ vivienda/ electricidad/ construcción
7. Logística / administración
8. Recursos humanos
9. Agricultura / ganadería
10. No clasificados
Cada uno de los diferentes tipos de suministros que llegan en un envío conforman la unidad básica de registro denominada ítem, que significa artículo. El trigo, las sopas en lata, las aspirinas y la lidocaína son ejemplos de ítems.
A cada ítem le corresponden una serie de características particulares que lo identifican, tales como su nombre comercial, marca, unidad de presentación y empaque (tabletas, kilogramos, cajas o bolsas) y la cantidad total recibida, entre otros.
Cada ítem está relacionado a una categoría y a una subcategoría específica dentro de ella. Por ejemplo, un ítem como Ambulancia se clasificará como un suministro de la categoría Salud, en la subcategoría Transporte de Pacientes.
La opción No Clasificados permite clasificar envíos con ítems vencidos, desconocidos, inútiles o demasiado variados como para ser clasificados en el lugar. Como lo comentamos anteriormente, la clasificación posterior la realiza el destinatario, una vez que disponga de recursos humanos y tiempo suficiente, durante o después de la emergencia.
Hacer inventario
Esta etapa permite generar reportes diarios a las autoridades nacionales o locales sobre los suministros ingresados, especificando consignatario, destinatario, categorías de clasificación, cantidad, etc. Esto le permite al destinatario tomar las decisiones apropiadas en el manejo de la emergencia y además hacer las confirmaciones de recibo con los donantes.
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