Logística y gestión de suministros humanitarios en el sector salud (Pan American Health Organization (PAHO) / Organización Panamericana de la Salud (OPS) - WHO - OMS, 2001, 188 p.) Capítulo 9: El almacenamiento21 (introduction...) Tipos de bodega o almacén Elección del sitio Cálculo de necesidades y capacidades de almacenamiento22 Sitios alternativos para almacenamiento Personal requerido Equipos y materiales requeridos en la bodega Zonas de movimiento y sectores de la bodega Almacenamiento y distribución interna de los suministros Procedimientos para el ingreso y los despachos Sistemas de control y monitoreo Salud ocupacional en la bodega Mantenimiento y medidas sanitarias Materiales peligrosos Anexo 9.1 Modelo de tarjeta de control de existencias Anexo 9.2 Modelo de formulario de ingreso de suministros Anexo 9.3 Modelo de formulario de despacho de suministros Anexo 9.4 Modelo de formulario de reporte de existencias

Logística y gestión de suministros humanitarios en el sector salud (Pan American Health Organization (PAHO) / Organización Panamericana de la Salud (OPS) - WHO - OMS, 2001, 188 p.)

Capítulo 9: El almacenamiento21

²¹ Para este capítulo se ha contado con el apoyo documental de Médicos Sin Fronteras (MSF) y el aporte conceptual de Gerard Gomez, Delegado de la Oficina Regional para Emergencias en América Latina y el Caribe de dicha organización.

Los suministros tienen que ser protegidos en algún sitio hasta que puedan ser distribuidos o utilizados; pero no se trata únicamente de encontrar un local donde guardar los productos sino que además se debe utilizar un sistema organizado que permita saber el tipo, la cantidad y la localización de las provisiones existentes en dicho lugar, así como la previsión de dotaciones de reserva para necesidades ulteriores. Este es el proceso de almacenamiento y tiene una importancia crucial para la protección de los suministros. La organización de un almacén o bodega debe tener en cuenta las normas necesarias para el mantenimiento de la calidad y el resguardo de la seguridad de los productos.

Hay sitios especialmente diseñados para servir a los propósitos del almacenamiento de productos, con las características y el espacio adecuados para facilitar las diferentes tareas que se desempeñan dentro de una bodega, tales como la carga, descarga, movilización y manipulación de la mercadería, así como el área de almacenamiento propiamente dicho. Sin embargo, en la realidad de las emergencias, las más de las veces se debe improvisar el espacio para almacenar suministros en el sitio que haya disponible (escuelas, centros comunales, gimnasios, etc.), los cuales obviamente no han sido diseñados para estos menesteres.

El presente capítulo sugiere normas y procedimientos típicos que se deben aplicar en una bodega para la manutención y el almacenamiento adecuado de los suministros. Si bien estos estándares son ideales, se deben aplicar lo más posible, en cualquiera de las situaciones, incluso en una bodega diseñada en el espacio improvisado para tal fin.

Tipos de bodega o almacén

Independientemente de las características físicas, por su función se pueden distinguir tres tipos de bodega. Aunque en la realidad del terreno no siempre se trata de bodegas separadas, sino de sectores dentro de un mismo almacén, debido a factores diversos, tales como el tipo de suministro, el tamaño y la duración de la operación y, sobre todo, la disponibilidad de espacio.

Bodega general de despacho: Este es el tipo de bodega en donde los productos se mantienen ya sea por largo tiempo, o bien esperando ser enviados al terreno o a una bodega secundaria. Por lo general están en la capital o en puntos centrales de una región determinada.

Bodega de rotación lenta: En donde se almacenan artículos no urgentes, en reserva o que no son de consumo frecuente, tales como repuestos, equipo, herramientas, etc.

Bodega de rotación rápida: Son las de expedición diaria o frecuente de productos. Son las más comunes en el terreno de las operaciones y suelen contener los productos de pronta distribución para la población afectada.

Centros de acopio: Durante las emergencias se suele habilitar cualquier sitio para la recepción de donaciones, lo cual convierte rápidamente los patios, las oficinas, las salas, los garajes de las organizaciones en montañas de ropa, alimentos, medicinas y otros productos. Por lo general resulta sumamente difícil organizar un sistema de almacenamiento en estos sitios, sobre todo por falta de espacio, por lo cual se debe procurar el pronto envío de los productos recolectados hacia una bodega. Sin embargo, los centros de acopio pueden ser aprovechados para separar y clasificar las donaciones y enviar a las bodegas únicamente aquellos materiales que son considerados de utilidad, separados según su categoría.

Elección del sitio

Se debe poner especial esfuerzo en encontrar un sitio adecuado para el almacenamiento de los suministros, aunque a menudo en la zona de emergencia no existen muchas opciones. Pero al seleccionar el sitio se deben tener en cuenta algunos conceptos básicos mínimos:

Tipo de provisión que se va a almacenar

Los medicamentos y los alimentos necesitan un lugar fresco, seco y ventilado. Incluso algunos podrían necesitar temperatura controlada. Otros artículos, tales como ropa, equipo y materiales tienen requerimientos más flexibles. Los suministros de emergencia están constituidos por un poco de cada una de estas cosas y la mayoría de las veces habrá que almacenarlos en una misma bodega.

Conveniencia del sitio

El tamaño del local es sumamente importante, por lo cual hay que tomar en cuenta su capacidad actual y la posibilidad para extender el espacio útil. Siempre es mejor tener un sitio más grande de lo necesario que uno más pequeño. Debe haber suficiente accesibilidad para los transportes de gran tamaño y se debe tener en cuenta su ubicación con relación a la zona de operaciones.

· Condiciones internas del sitio (estructurales y no estructurales):

Idealmente se debe contar con una estructura de concreto, pero cualquiera que sea el tipo de construcción, ha de estar en buenas condiciones de conservación y mantenimiento, que no requiera grandes reparaciones para hacerla funcional. Debe tener techo y puertas, buena ventilación, adecuada iluminación. Antes de instalar la bodega habrá que revisar y reparar las instalaciones eléctricas, sanitarias y de agua potable; eliminar goteras de los techos y cerrar fisuras en paredes y pisos.

· Condiciones externas del sitio (topografía y entorno social):

Verificar peligros naturales (p.ej., posibilidad de inundación, zona de deslizamientos). Las aguas estancadas, basureros, maleza y otras deficiencias ambientales en los alrededores deben ser eliminadas antes de usar el sitio. El entorno social es importante de tomar en cuenta para prever posibles problemas de seguridad.

Cálculo de necesidades y capacidades de almacenamiento22

²² Para este segmento se ha contado con el apoyo del Manual del Curso de Administración de Almacenes de la Agencia Logística de Defensa (DLA) de los EEUU, elaborado por John Price II.

El tamaño de bodega que se necesita depende de la cantidad de suministros esperados. Sin embargo, en las operaciones típicas de emergencia por lo general es sumamente difícil prever las cantidades que se van a recibir, sobre todo que la mayoría de las provisiones podrían llegar sin ser solicitadas. Por esa razón, siempre es mejor optar por el sitio más grande, aunque en el primer momento la cantidad de suministros no lo amerite.

El espacio de almacenamiento es tridimensional, es decir ancho, largo y alto. Para determinar el espacio útil de un sitio, es necesario conocer algunas variables básicas:

· Espacio bruto, expresado en metros cuadrados: son las dimensiones totales del sitio (dentro de las paredes) y se obtiene multiplicando el largo por el ancho del sitio.

· Metros cúbicos brutos: son las dimensiones de todo el espacio vertical y horizontal del sitio. Se obtiene al multiplicar largo por ancho por alto.

· Pérdida estructural: es el espacio que ocupan los postes, columnas, paredes intermedias, baños y cualquier otra estructura del edificio.

· Espacio de apoyo: oficinas, espacio para equipo de la bodega, áreas de operaciones (clasificación, empaque), etc.

· Metros cuadrados netos: Es el espacio real de almacenamiento. Para obtener esta información hay que restarle al espacio bruto la pérdida estructural, el espacio de apoyo y toda aquella área que no pueda ser utilizada para almacenar.

· Metros cúbicos netos: son las dimensiones de todo el espacio vertical y horizontal, menos las obstrucciones superiores (lámparas, tuberías, vigas, etc.) y la pérdida estructural.

Tabla 9.1 Fórmulas básicas para determinación de medidas

Largo x ancho = metros cuadrados m2

Largo x ancho x alto = metros cúbicos m3

Total de m2 del sitio - (pérdida estructural + espacio de apoyo) = m2 netos: espacio real disponible para almacenamiento

Adicionalmente, hay que tener en cuenta que las provisiones ocupan diferente "volumen de almacenamiento". Los siguientes son ejemplos del espacio aproximado que se requeriría para almacenar una tonelada métrica de diversos tipos de suministros:

Tabla 9.2²³

²³ Tomado de Handbook for Delegates, International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies. Ginebra, 1997.

Granos (arroz, maíz), harina, azúcar en sacos	2 m3
Leche en polvo en sacos o cajas	3 m3
Medicamentos	3 m3
Aceite vegetal en estañones o en latas	1,5-2 m3
Frazadas en paquetes comprimidos (aprox. 700)	4-5 m3
Frazadas sueltas	8-10 m3
Ropa	7-10 m3
Tiendas (aprox. 25 carpas familiares)	4-5 m3
Utensilios de cocina (entre 35-40 cajas)	4-5 m3

En operaciones de emergencia en que se tiene más control sobre los suministros, por ejemplo la distribución de alimentos en albergues temporales de damnificados, donde se trata de un grupo específico y contabilizado de personas, es más sencillo conocer las cantidades de suministros con que se va a trabajar y, por ende, el espacio requerido para su almacenamiento. La tabla 9.2 ofrece un ejemplo de cómo calcular la necesidad de espacio requerido para una cantidad conocida de suministros.

Tabla 9.3²⁴ Determinación de la capacidad de almacenamiento requerida

²⁴ Tomado de Supplies and Food Aid Field Handbook. UNHCR. Ginebra, junio de 1989.

Se debe saber	Ejemplos
Población a ser servida	Llegada esperada de 30.000 personas
Distribución propuesta	Una tienda por familia (promedio de 6 personas por familia)
Frecuencia de distribución	Una vez
Periodo requerido del suministro	3 meses
Peso / Unidad de volumen de los bienes	1 TM= 25 tiendas = 5m3
Reserva de suministro	10%
Cálculos
Cantidad de tiendas para almacenar tiendas
Volumen de las tiendas
Para una altura de 2 metros, el área de piso requerida
Carga en el piso
Calcule 550m2 + 20% para acceso y ventilación = 660 m2 de suelo

Otra herramienta sencilla para calcular el área requerida, es el ejemplo siguiente:

Tabla 9.4²⁵ Cálculo de área para 100 toneladas de arroz con una altura de almacenamiento de 2 metros.

²⁵ Tomado de Handbook for Delegates, International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies. Ginebra, 1997.

1 TM de arroz = 2 m3 100 TM de arroz = 200 m3 Área necesaria para los productos: 200 m3 (2 m=100 m2) Total de área requerida: 100 m2 + 30% = 130 m2 Verificación de capacidad real de carga por m2 = 100 TM: 100 m2 = 1000 kg/ m2

Sitios alternativos para almacenamiento

Habrá ocasiones en que definitivamente no es posible encontrar un sitio adecuado para instalar la bodega y en esas circunstancias hay que explorar algunas alternativas para contar con un sitio temporal de almacenamiento. Se puede construir una instalación con material duro (madera, láminas metálicas para techo, etc.) o bien con plástico reforzado del tipo usado por Médicos Sin Fronteras y OFDA. Existen también otros materiales especializados, como las estructuras prefabricadas utilizadas para hacer hangares, con láminas metálicas curvas.

Una solución más sencilla aunque para un plazo muy corto puede ser almacenar en contenedores o en el cajón de los mismos camiones, aunque esto es desaconsejado para productos como los alimentos y los medicamentos, que soportan mal las altas temperaturas que se generan en estos sitios.

En todo caso, la decisión de qué tipo de estructura construir tiene relación también con la duración prevista de la operación, así como la posibilidad de contar con un sitio con mejores condiciones en los días siguientes. Sin embargo, en cualquier caso, cuando se construye un sitio alternativo para almacenamiento se deben observar las mismas condiciones mencionadas en el apartado "Elección del sitio", de este capítulo.

Personal requerido

Debe haber una sola persona responsable de la administración, aunque obviamente podrá tener asistentes, dependiendo del volumen de las operaciones. Lo más importante es evitar que haya varias personas con igual nivel de autoridad, ya que esto favorece la confusión en el manejo y dificulta la identificación de responsabilidades en el caso de problemas.

Se necesitará un equipo de personas para las tareas de mantenimiento y para la manipulación de los suministros en el área de bodega (descarga, carga, clasificación, movimientos, etc.). Este equipo podría ser formado por voluntarios de organizaciones, de la comunidad o por los mismos beneficiarios.

Este tipo de mano de obra ayuda a reducir costos operacionales, pero no está exento de problemas relacionados con la seguridad de las provisiones y la inestabilidad del personal, ya que aunque no se trata de tareas altamente especializadas, estos voluntarios deben recibir un entrenamiento básico para el desempeño de su trabajo, lo cual se complica si cada día llega un grupo diferente de personas.

Cuando se incorpora a beneficiarios de la misma comunidad, la aplicación de la modalidad "alimento por trabajo" suele ser una buena alternativa para remunerar en especie el trabajo de estas personas. Sin embargo, en algunos casos esta medida se tomará en consulta con los donantes de los alimentos que se vayan a dar a cambio del trabajo, ya que algunos organismos tales como el Programa Mundial de Alimentos (PMA) tienen algunas restricciones al respecto.

En todo caso, el administrador sí debe ser asalariado, debido a la naturaleza de sus funciones y responsabilidades. También será necesario contar con personal de seguridad, no solo para las tareas típicas de vigilancia, sino también para controlar la llegada de personas no autorizadas al perímetro inmediato de la bodega.

Para procurar un adecuado desempeño de sus tareas, todas las personas deben recibir descripciones escritas e instrucciones claras sobre cuáles son sus funciones y cuáles sus deberes.

Equipos y materiales requeridos en la bodega

Para el funcionamiento adecuado de la bodega, se debe contar con equipos y materiales que son básicos. Algunos de ellos, sin pretender ser exhaustivos, son:

· un sistema informatizado (software SUMA, hoja de cálculo o algún otro sistema);

· formularios y tarjetas para control de existencias, ingresos y salidas de productos. Papelería y material básico de oficina, calculadora, etc;

· archivador metálico con llave;

· botiquín de primeros auxilios, extintores tipo ABC;

· generador eléctrico y su respectivo material de mantenimiento;

· equipo de refrigeración;

· plataformas de madera (paletas o tarimas) para apilar los productos; estantería;

· herramientas para abrir y cerrar cajas, cinta adhesiva para empaque;

· balanzas, cinta métrica, escaleras;

· materiales y productos de limpieza;

· carretillas, equipo hidráulico para carga y movilización de la carga;

· equipo de seguridad para los trabajadores;

· tablas de conversión de pesos y medidas.

Zonas de movimiento y sectores de la bodega

Normalmente, un 70% del espacio disponible se usa para el almacenamiento, y el 30% restante como espacio de trabajo (zonas de movimiento, zonas de empaque, acceso, etc.). Para hacerla más funcional y práctica, es necesario la identificación de zonas de movimientos y sectores específicos dentro de la bodega. Un esquema básico de distribución del espacio de la bodega se puede resumir de la manera siguiente:

· Zona de llegada²⁶: el punto por donde ingresarán las provisiones y se realizan las tareas de recepción, verificación y control de los contenidos, etc., antes de almacenarlas.

· Zona de separación y clasificación y registro: en esta zona se separan las provisiones por prioridad (urgente, no urgente, desechable) y se clasifican por categoría según su naturaleza.

· Zona de empaque y preparación de entregas: donde se preparan los envíos que serán despachados. Las cajas vacías y el material de empaque reutilizable se pueden guardar en este sector también.

· Zona de almacenamiento: donde se mantiene el material o suministros sin destino inmediato. Esta zona está dividida en sectores de acuerdo con el tipo de suministro (alimentos, ropa, necesidades personales, productos médicos, etc.).

· Zona de entrega: para colocar las provisiones que están listas para despacho. Estas provisiones deben ser apiladas en paletas separadas y etiquetadas de acuerdo a su destino.

· Sector administrativo: el cual puede ser un simple escritorio con un archivador (metálico, con llave) para las tareas de manejo administrativo.

²⁶ La zona de llegada y la zona de entrega deberán coexistir en el caso de locales que tengan solo una puerta de acceso. En estos casos se debe asignar de manera permanente el uso de uno de los costados de la entrada (izquierdo y derecho) para cada actividad.

La figura 9.1 muestra el plano de una bodega que integra los espacios descritos anteriormente.

La planificación del uso del espacio y la distribución interna debe hacerse antes de ingresar las provisiones. Es recomendable marcar guías en el piso para ubicar más fácilmente el sitio que le corresponde a los diferentes tipos de suministros en el proceso de acomodamiento. Cuando los diferentes sectores de almacenamiento han sido establecidos, se pueden instalar banderolas colgantes (igual que en los supermercados) indicando el tipo de suministros que se puede encontrar en cada sector.

Figura 9.1 Zona de movimiento y sectores de la bodega

Almacenamiento y distribución interna de los suministros

La regla de oro de una bodega es no mezclar nunca productos de diferente naturaleza en la misma estiba, paleta o lote y que los materiales peligrosos (incluyendo el cemento en polvo) no deben almacenarse en el mismo sitio de los alimentos y otros productos de uso o consumo humano.

Igualmente hay una serie de factores que intervienen en la planificación del uso del espacio, como por ejemplo:

· Similitud y cantidad: productos del mismo tipo se almacenan juntos. Evitar múltiples ubicaciones;

· Demanda: los productos requeridos con más frecuencia deben ubicarse en las áreas más accesibles;

· Medida y peso: cuanto más grandes y pesados sean los bultos, menos altura de apilado podrán tener;

· Características: tener en cuenta las particularidades de los productos (sensibilidad, peligrosidad, fragilidad, vencimiento, etc.).

Otros aspectos importantes que deben tenerse en cuenta son los siguientes:

· El sitio debe ser limpiado profusamente. Se recomienda una fumigación antes de ingresar las provisiones. El piso tiene que estar limpio y seco antes de apilar las provisiones;

· Los suministros deben ser apilados por sectores de acuerdo a su naturaleza;

· Para evitar la humedad y otros inconvenientes, los productos no deben estar en contacto directo con el piso ni con las paredes. Debe usarse paletas o tarimas, las cuales deben estar libres de clavos salientes o astillas que puedan romper los paquetes y bultos;

· Si no hay suficientes paletas, estas se usarán prioritariamente para apilar aquellos productos que resistan menos a la humedad o empacados en costales, bolsas de papel, cajas de cartón, etc. Las botellas y enlatados pueden ponerse en el piso, aunque no se deben dejar por mucho tiempo. Otra solución temporal es el uso de plástico en el piso;

· Es muy importante tener en cuenta el peso de los suministros en relación con la resistencia del piso. Hay que tener especial precaución cuando se está almacenando en un segundo piso;

· El alto de la estiba debe tomar en cuenta la resistencia del material de empaque (o las instrucciones de las cajas, si las hubiera). También se debe procurar que no bloqueen la iluminación;

· Reducir la altura cuando se trata de cajas o bultos muy pesados;

· Para facilitar el equilibrio de las estibas, se debe apilar alternando la dirección de los bultos o cajas en cada capa;

· Es de suma importancia reducir lo más posible la altura, y si es del caso, apuntalar las estibas cuando se está trabajando en una zona con alta actividad sísmica, para disminuir la posibilidad de que puedan caer por efectos de un sismo;

· Debe haber espacio suficiente entre las estibas para permitir el movimiento de personas en tareas de mantenimiento, control o manipulación, o el paso con equipo hidráulico si lo hubiera, así como permitir la circulación del aire. La distancia recomendada es de entre 0,70 cm a 1 m, lo cual se adaptará a la disponibilidad de espacio con que se cuente en la bodega;

· Se debe tener especial cuidado de verificar que los paquetes que contienen líquidos (aceite, agua, etc.) están siendo estibados por el lado correcto para evitar derrames;

· Los recipientes que presenten fugas, así como los costales o bultos rotos, deben ser puestos aparte y no en las estibas;

· Productos en empaques rotos o deteriorados deben ser reempacados o distribuidos lo más pronto posible, siempre y cuando el daño en el empaque no represente peligro para el consumo humano;

· Nunca reempacar productos de uso o consumo humano en recipientes cuyo contenido anterior desconocemos, ya que pueden haber contenido productos peligrosos para la salud humana.

Procedimientos para el ingreso y los despachos

Estos procesos se realizan en las zonas designadas en la bodega para tales efectos, siguiendo los procedimientos y utilizando los formularios respectivos. Estos deben ser establecidos con anterioridad, ser claramente comprendidos y aplicados metódicamente por las personas a cargo. Los formularios deben prever espacio para el nombre y firma de las personas que intervienen en el proceso (ver anexos 9.1 y 9.2).

Ingresos

Algunos de los procedimientos típicos que se deben aplicar a la llegada de las provisiones son:

· Toda carga que ingresa a la bodega debe ser verificada en términos de cantidad, peso y calidad, mediante revisión física y documental. El contenido debe corresponder a lo declarado por los documentos que la acompañan.

· Una vez conforme la verificación, debe ser registrada en el inventario de la bodega. Es importante anotar cualquier información especial respecto a los suministros, como por ejemplo si se ha recibido menos (cantidad, peso) o artículos diferentes a los expresados en el documento de entrega. En estas situaciones se abrirá un "expediente" sobre los casos específicos, que servirá de constancia para verificaciones posteriores y de referencia para investigar la anomalía.

· Reingresos y devoluciones: en algunas ocasiones, la totalidad o parte de algunos productos que fueron despachados podrían regresar a la bodega, ya sea porque no se pudo distribuirlos, porque sobraron, etc. Estos se deben registrar como devoluciones y no como nuevos ingresos.

· Mediante la inspección física de la carga, se debe identificar:

· Bultos (costales, bolsas, cajas, sacos) rotos o húmedos.

· Bultos con evidencia de haber sido saqueados.

· Recipientes que presentan fugas de líquido.

· Latas de comida abombadas, herrumbradas o arrugadas, lo cual podría indicar que el producto ha perdido su calidad y no sea apto para el consumo humano.

· Productos enlatados sin etiqueta, con etiquetas en otros idiomas o con fechas de caducidad pasada. Estos productos no se deben distribuir, ya que no podemos garantizar la calidad de sus contenidos.

· Cuando se reciben alimentos (p.ej. cereales), se debe verificar si no hay contaminación por insectos. Si se detecta alguna contaminación, se debe evitar el ingreso de estos productos para evitar el contagio de los productos limpios que ya están en la bodega. Cualquier tratamiento de desinfección debe ser realizado por una persona entrenada.

· La leche en polvo debe inspeccionarse para verificar que no esté rancia.

· En los casos de maíz, arroz, frijoles u otros granos de este tipo, se debe determinar al ingreso si se trata de semillas para la siembra o productos para el consumo, ya que algunas veces llegan donaciones como insumos agrícolas que no son necesariamente comestibles. Una vez más, una persona con conocimientos al respecto debe realizar la inspección.

Entrega

Algunos de los procedimientos típicos para el despacho de provisiones son:

· Los productos deben pasar el menor tiempo posible en la bodega, por eso la rotación de las existencias se hace bajo el principio "lo que entra primero sale primero": los productos que tienen más tiempo de estar en la bodega se ubican en el frente de las estibas para ser distribuidos antes y los artículos que van llegando se colocan detrás, esperando su turno.

· El mismo principio se aplica a los productos que expiran: se despachan primero aquellos con fecha de vencimiento más cercana. En caso de igual fecha de expiración, los productos con más tiempo de estar en la bodega saldrán antes.

· Cualquier entrega se hace únicamente mediante el documento de autorización oficial firmado debidamente por la persona autorizada.

· El mismo procedimiento de revisión física y documental se debe aplicar a los suministros que salen para verificar que la cantidad y contenido de los suministros que están siendo despachados corresponda a lo declarado por los documentos que la acompañan.

· Todo despacho debe registrarse para ser deducido del inventario de existencias.

Sistemas de control y monitoreo

Parte de las responsabilidades consisten en garantizar que los suministros sean utilizados por quienes realmente los necesitan y evitar las pérdidas o desvíos de los mismos, así como reducir al máximo las posibilidades de robos e intrusiones. Igualmente, las condiciones de almacenamiento deben ser tales que permitan una óptima conservación de las provisiones. Algunas medidas en ese sentido son:

Seguridad de los suministros

· Solamente el personal a cargo puede tener libre acceso a las instalaciones de la bodega. Debe evitarse al máximo la presencia de personas ajenas; el acceso debe estar regulado y siempre en compañía del responsable.

· El sitio que alberga los suministros debe dotarse con condiciones y medidas para evitar los robos, tales como llavines de seguridad, cercas, iluminación de perímetro externo, etc.

· Siempre que sea posible, los productos y artículos de más valor deben almacenarse bajo llave.

· Se debe tener un control estricto del uso de las llaves de la bodega

· Se requiere vigilancia diurna y nocturna.

Rotación de los productos

· Habrá que establecer cuáles serán los niveles mínimos y máximos de existencias, y los puntos de nuevo pedido de provisiones. Estos niveles suelen ser distintos dependiendo del tipo de suministro y el ritmo de rotación que éste tenga.

· Aplicar el principio "lo que entra primero sale primero", para lo cual será necesario también mantener una lista actualizada de las fechas de ingreso y las fechas de vencimiento de los diferentes productos.

Control y monitoreo

· Se debe establecer procedimientos claros y estrictos para el control del ingreso y salida de los suministros.

· Cada nueva llegada de suministros debe ser registrada en el inventario. Incluso los productos que no ingresan de inmediato o que llegan deteriorados, deben ser registrados como tal.

· Debe existir una tarjeta de control de existencia para cada tipo de producto almacenado en la bodega (ver anexo 9.1) en la cual se anotan las fechas y cantidades de los ingresos y salidas, así como el saldo actual y el sector de la bodega en donde se ubica dicho producto.

· Hacer inventarios frecuentes y mantener actualizadas las tarjetas de control, los inventarios impresos y el sistema informatizado, cuando exista. Los inventarios, junto con los documentos de salida tienen que corresponder con la información registrada en las tarjetas de control de existencias.

· Registro y control claros y actualizados de las pérdidas y certificados de destrucción (productos vencidos o deteriorados). Normalmente, la disposición y el desecho de medicamentos vencidos o deteriorados solo puede ser llevado a cabo bajo la supervisión de un profesional o autoridad del ramo, según sea el caso y el tipo de medicamento, lo cual debe constar en un acta de destrucción.

· Se debe mantener control sobre las fechas de ingreso y las de vencimiento de los suministros para evitar pérdidas por caducidad dentro de la bodega.

· Deben existir formularios para registrar todos los movimientos en la bodega, tales como ingresos, salidas, pedidos, entregas, etc. (ver modelos en los anexos 9.2 y 9.3). Estos formularios deben estar numerados consecutivamente y deben incluir la fecha y los datos de las personas involucradas en el proceso.

Salud ocupacional en la bodega

La bodega tiene que ser un sitio seguro tanto para los suministros como para las personas que trabajan en ella. Por eso, se deben aplicar medidas de seguridad laboral, entre ellas:

· En la bodega no se fuma.

· Todo el personal tiene que estar al tanto de los peligros y las medidas de seguridad para evitar accidentes.

· El personal de mantenimiento debe usar medidas de protección para su espalda y manos cuando manipula cargas, así como cualquier otro equipo de protección y herramientas adecuadas para el cumplimiento de sus tareas.

· Se debe instalar marcas y signos visibles advirtiendo los peligros.

· Debe haber extintores y equipo de primeros auxilios en sitios visibles y accesibles, y deben estar actualizados. Las personas que trabajan en la bodega deben saber cómo utilizarlos.

Mantenimiento y medidas sanitarias

Mantenimiento

Se deben llevar a cabo inspecciones regulares de las condiciones del edificio, especialmente instalaciones eléctricas, cerraduras, techumbre y estructura física de las instalaciones en general. Cualquier reparación necesaria debe ser hecha lo antes posible para evitar que el daño se agrave.

Higiene

Los alrededores y la bodega misma tienen que permanecer en buen estado de limpieza. Debe evitarse la acumulación de desechos o materiales sin control. Se debe eliminar aguas estancadas, malezas y cualquier otro elemento que pueda favorecer la proliferación de insectos y roedores.

Debe establecerse un plan de limpieza de la bodega, incluyendo la limpieza diaria y la limpieza general, inspección de estibas, esquinas y sectores del edificio completo periódicamente. Asimismo, se debe establecer un plan de manejo y disposición de los desechos sólidos, ya sean estos suministros deteriorados, material de empaque, recipientes vacíos, etc.

La inspección de la bodega debe hacerse al menos una vez por semana para poder corregir a tiempo los problemas detectados y debe incluir como mínimo²⁷:

· Verificar y eliminar en las pilas de alimentos la presencia de insectos, telas de arañas y capullos.

· Detectar daños causados por roedores, pájaros o insectos o por tomas de muestras hechas sin cuidado en los costales de granos y cereales.

· Verificar daños causados por el agua (p.ej. goteras), presencia de moho, manchas, decoloración o endurecimiento de los bultos o costales.

· Detectar fuga de líquidos en recipientes y fuga de productos en bultos o costales rasgados.

· Detectar presencia de abombamiento o herrumbre en comestibles enlatados.

· Detectar signos de fermentación de cereales. Para esto se deben revisar varias capas de la estiba y principalmente las capas intermedias.

· La inspección debe hacerse por todos los costados de las estibas.

· Se debe revisar también las esquinas y sitios oscuros de la bodega, para localizar posibles nidos de roedores o la inconveniente acumulación de polvo, basura u otros desechos.

²⁷ Adaptado de Stockage des denrées alimentaires. Manuel des pratiques d'entreposage. Programme Alimentaire Mondial, Roma, 1979.

La principal medida para evitar infestaciones es la prevención. No se permite el ingreso de animales a la bodega. No se debe mezclar alimentos contaminados con otros productos alimentarios. La fumigación y las medidas químicas son prácticas comunes para luchar contra las pestes en la bodega, pero deben ser realizadas por personal técnico del ramo.

Como complemento a estas medidas de higiene e inspección, la tabla 9.4 presenta algunas condiciones que deben ser observadas para el almacenamiento adecuado de ciertos suministros.

Materiales peligrosos

No deben ser almacenados en el mismo sitio que los productos de consumo humano. La persona a cargo de la bodega se debe familiarizar con las normas y regulaciones para la identificación, manipulación, transporte y almacenamiento de estas sustancias. Los productos de este tipo deben estar identificados con las etiquetas estandarizadas según su naturaleza (ver también la sección "Materiales peligrosos" y el anexo 5.1 del capítulo 5) y se debe verificar la compatibilidad entre los productos antes de almacenarlos juntos.

Tabla 9.5 Almacenamiento de productos alimenticios y equipo

Tipo de suministro	Cómo deben estar	Almacenamiento en clima húmedo	Vida útil	Comentarios
Cereales en grano	Seco, sin germinar, sin impurezas.	Sitio seco, fresco, ventilado. En paletas.	Aprox. 6 meses	Inspeccionar: olor, nivel de humedad, presencia de parásitos
	Contenido máximo de 15% humedad	Máximo 70% humedad del aire
Harina de cereales	Seco, estibas no muy apretadas, olor dulzón. Contenido máximo de 15% de humedad.	Igual al cereal en grano	Aprox. 6 meses	Igual al cereal en grano
Enlatados	Sin herrumbre, sin abombar, cartones en buenas condiciones, sin derrames, fecha de vencimiento no expirada. Con etiquetas que identifiquen su contenido	Preferiblemente en paletas	6-12 meses según fechas de vencimiento	Detectar latas deformadas. Si al abrir una lata sale gas, significa que su contenido está en mal estado
Leche descremada en polvo (en bolsas)	Seca, olor limpio, color marfil	Sitio seco, fresco, ventilado; a la sombra	1 año	Puede mantenerse entre 2 y 3 años en la oscuridad a 15° C. A veces se endurece. Esto no altera su valor, siempre y cuando su olor y color no cambien.
Leche entera en polvo (en bolsas)	Seca, olor limpio, color marfil	Sitio seco, fresco, ventilado; a la sombra	8-10 meses	Igual que la leche descremada
Azúcar	Seca, granulada, sin pelotas, brillante	Sitio seco, estibas ventiladas	Varios años	Absorbe humedad rápidamente. El azúcar húmeda en bloques es apta para el consumo humano.
Medicamentos	Fechas de vencimiento sin expirar. En envolturas originales. Paquetes sin roturas ni exposición de los productos a la intemperie	Sitio seco, fresco, ventilado. En paletas. Algunos requieren refrigeración	Depende de fechas de vencimiento	Controlar temperaturas si se mantienen productos en refrigeración
Frazadas	Empacadas. Evitar la humedad	Sitio seco, estibas ventiladas		Frazadas mojadas deben ser secadas inmediatamente. Tener cuidado con polillas y pulgas
Ropa	Empacada, limpia	Sitio seco, estibas ventiladas		Igual que las frazadas
Carpas	Empacadas. Evitar la humedad.	Sitio seco, estibas ventiladas, levantadas del piso		Se pudren rápidamente si se guardan mojadas.

²⁸ Adaptado de Handbook for Delegates, International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies. Ginebra, 1997.

Anexo 9.1 Modelo de tarjeta de control de existencias

Tarjeta de control de existencias
Bodega:_______________________ Producto / código________________Lote
No.___________Sector______________
Fecha	Ingresos	Salidas	Destino	Saldo	Nombre y firma del responsable
Observaciones:

Anexo 9.2 Modelo de formulario de ingreso de suministros

0001 REGISTRO DE INGRESO DE SUMINISTROS
Tipo y n° de documento de transporte		Fecha de llegada:	Fecha de ingreso:
Procedencia:		Destinatario:
Medio de transporte:		Entregado por:
Descripción de los suministros	Cantidad	Peso	Vencimiento	Tipo de empaque
Cantidad de bultos	Total en kg
Nombre, firma del que recibe. Lugar y fecha
Observaciones (indique cualquier diferencia detectada entre el tipo, peso y cantidad reportada en los documentos de la carga y lo recibido):

Anexo 9.3 Modelo de formulario de despacho de suministros

0001 REGISTRO DE DESPACHO DE SUMINISTROS
Fecha de despacho:		Responde a pedido n°
Nombre del solicitante:		Autorización de entrega n°
Destinatario:		Medio de transporte:
Descripción de los suministros	Cantidad	Peso	Vencimiento	Tipo de empaque
	Peso total en kg
Observaciones:
Despacho: nombre, firma, fecha	Transporte: nombre, firma, fecha		Recepción: nombre, firma, fecha

Anexo 9.4 Modelo de formulario de reporte de existencias

REPORTE DE EXISTENCIAS
Bodega:_________Periodo de (fecha):_________a (fecha):_________
Producto		Inicial	Ingresos (y fecha)	Salidas (y fecha)	Pérdidas (si las hay)	Saldo de existencias al cierre	Fecha de vencimiento	Necesidades
	Unidades
	kg
	Unidades
	kg
	Unidades
	kg
	Unidades
	kg
	Unidades
	kg
	Unidades
	kg
	Unidades
	kg
	Unidades
	kg
	Unidades
	kg
	Unidades
	kg
Explicación de las pérdidas:
Observaciones
Nombre y firma del responsable:						Fecha del reporte: