Manual para el Manejo Logístico de Suministros Humanitarios (Pan American Health Organization (PAHO) / Organización Panamericana de la Salud (OPS) - WHO - OMS, 2000, 121 p.) Capítulo 6 - El abastecimiento10 (introduction...) Fuentes y formas de adquisición de los suministros Las requisiciones Tabla 6.1 El envío de los suministros Preparación de los envíos Procedimientos para los envíos

Manual para el Manejo Logístico de Suministros Humanitarios (Pan American Health Organization (PAHO) / Organización Panamericana de la Salud (OPS) - WHO - OMS, 2000, 121 p.)

Capítulo 6 - El abastecimiento10

¹⁰ Para este capítulo se ha contado con el apoyo documental de Médicos Sin Fronteras (MSF) y el aporte conceptual de Gerard Gomes, Delegado de la Oficina Regional para Emergencias en América Latina y el Caribe de dicha organización.

Fuentes y formas de adquisición de los suministros

Los suministros que se utilizarán para atender la emergencia provienen de distintas fuentes, ya sea que las organizaciones los adquieran directamente, que sean donados por la comunidad nacional e internacional o prestados por colaboradores. Normalmente en un desastre se combinan todas estas modalidades, las cuales tienen cada una sus ventajas y desventajas, y no siempre estamos en posición de escoger entre ellas la más adecuada a la circunstancia. Sin embargo, siempre que sea posible, la decisión debe tomarse sobre la base de criterios técnicos.

Compras

Estas pueden ser locales o externas, y para decidir por una modalidad u otra, hay que tener en cuenta algunos aspectos, tales como:

Compra local: depende de criterio diverso, tal como la disponibilidad local de los productos requeridos, la calidad y cantidad de lo que se puede encontrar localmente, la urgencia con qué se necesitan dichos productos versus el tiempo para hacerlo llegar desde el extranjero. Pero en todo caso, se debe verificar la relación costo-calidad para lo cual es importante contar con asesoría técnica.

La compra voluminosa de un producto específico podría eventualmente significar un efecto negativo en el mercado local o en el acceso de la población a este producto. Por otra parte, comprar localmente favorece la recuperación económica de la región afectada.

Como es frecuente tener problemas de espacio para el almacenamiento, algunas veces se puede negociar con el vendedor local para que el producto comprado sea guardado en sus propias instalaciones y sea despachado contra solicitudes.

Compra externa (extranjero u otra región del país): con frecuencia, la disponibilidad local de artículos específicos representa una dificultad, o la calidad/cantidad de los artículos disponibles localmente no es lo suficientemente buena para llenar con eficiencia las necesidades. En estos casos, las compras externas son una opción.

Las donaciones

Las donaciones constituyen la proporción más grande de los suministros que se manejan en una emergencia. Cuando se trata de artículos que no han sido solicitados, no prioritarios o inadecuados para la situación de emergencia, resultan en una complicación logística.

Sin embargo, estas siguen siendo muy importantes ya que si son pertinentes, pueden prestar un gran servicio y convertirse en en un gran alivio, no solo para la población afectada, sino también para los costos de operación de las organizaciones. Además, estimulan y fortalecen la solidaridad.

Préstamos

Personas, organizaciones o empresas privadas, canalizan su contribución mediante la modalidad de la prestación gratuita de servicios o el préstamo de equipos y materiales durante una fase específica de la atención de la emergencia. Aunque muchos serán ofrecimientos y envíos espontáneos en el momento de la emergencia, es también importante tenerlos identificados y establecer acuerdos anteriores durante la fase de planificación.

En la tabla 6.1 se esbozan a manera de ejemplo, algunas de las ventajas y desventajas de las diferentes modalidades de adquisición de suministros.

Las requisiciones

Entre más claro y concreto sean los pedidos que hacemos, más rápido y exacto recibiremos nuestra requisición. Los malentendidos pueden provenir de cualquier parte cuando se hacen pedidos de artículos, especialmente en aspectos técnicos.

Formularios de pedido: se debe utilisar documentos estandarizados para realizar los pedidos, los cuales deben ser numerados, fechados y con copias para facilitar su seguimiento y poder controlar la respuesta a cada pedido. (ver anexo 6.1)

Responsable: solo una persona claramente identificada estará a cargo de hacer los pedidos.

Claridad: los pedidos deben ser especificados claramente, incluyendo todos los datos y detalles posibles respecto a los artículos solicitados. El uso de catálogos y cualquier otra ilustración, incluyendo dibujos es siempre recomendada para hacer más claro la pieza o el artículo que se está requiriendo. Una vez más, se recomienda la asesoría técnica a la hora de hacer los pedidos, especialmente en el caso de productos con los cuales no estamos familiarizados.

Prioridad: se debe mencionar muy claramente en cada pedido el nivel de prioridadpende de las necesidades detectadas, el volumen de distribución, el control de existencias.

Frecuencia de pedido: depende de las necesidades detectadas, el volumen de distribución, el control de existencias de cada artículo. Sin embargo, no se debe esperar hasta el último momento para hacer las nuevas órdenes de pedido. Siempre hay que tener en cuenta el tiempo que tomará para llegar un nuevo flete o remesa.

Medicamentos y materiales peligrosos: hay que informarse de las leyes y regulaciones nacionales relacionadas con el ingreso y manejo de estos productos y los procedimientos para obtener autorizaciones.

Seguimiento de órdenes de pedido: Cuando se consulte sobre un pedido en trámite, se debe mencionar su número y fecha (ver anexo 6.1).

Tabla 6.1

Pros y contras de los diferentes tipos de adquisición
Adquisición	Ventajas		Desventajas
Compra local	· Pronta entrega · Costo de transporte es menor · Apoya economía local		· No siempre está disponible la cantidad y la calidad requeridas · Puede generar competencia entre organizaciones por la compra de un producto · Puede causar desabastecimiento del mercado local
Importación	· Podría conseguirse mejor calidad, mayor cantidad · Se pueden ordenar especificaciones		· Incrementa tiempo de entrega · Incrementa costos por transporte
Donación	· Gratis o a bajo costo (ojo, toda donación tiene un costo...) · Fomenta la solidaridad nacional e internacional		· Frecuentemente llega sin ser solicitada · No siempre es lo que se necesita · Si no son utilizables, harán perder tiempo y recursos · Difícil de rechazar si no son útiles
Préstamo	· A veces se trata de equipo o material difícil de comprar · Alivia los costos de operación		· Dependencia del tiempo de disponibilidad de lo prestado · Responsabilidad sobre el cuidado y mantenimiento de lo prestado · Difícil exigir responsabilidad, calidad o cumplimiento

El envío de los suministros

Una manera de facilitar la tarea y evitar las complicaciones adicionales a quienes deben recibir los suministros en el terreno, es preparando adecuadamente los paquetes y la carga, mediante un sistema estandarizado.

Y para aplicar los conceptos de asistencia eficaz, se debe evitar el envío de material que no ha sido solicitado. Suele suceder que algún producto, según nuestra experiencia, debería ser enviado, pero este no ha sido solicitado. En estos casos lo más apropiado es consultar a los responsables en el terreno, o sugerirlo en caso que no hayan pensado en ello.

Unas cuantas medidas básicas harán una gran diferencia en la movilización y recepción de los suministros. En el siguiente punto se enumeran algunas.

Preparación de los envíos

Empaque e identificación de la carga

Idealmente los suministros que se envíen ya han sido separados y clasificados. Por ninguna razón debe mezclarse en una mismo bulto artículos de naturaleza diversa, como por ejemplo ropa con medicamentos o comida, etc. Más aún, en la medida de lo posible, deben ser empacados separadamente por artículos; o sea que en un envío de ropa, las prendas deben separarse por sexo, por tamaños, por género, etc.

Para facilitar la identificación de los contenidos, se puede marcar los bultos aplicando el sistema de símbolos y colores que muchas organizaciones internacionales utilizan según las diferentes categorías y artículos (ver anexo 6.2). Por ejemplo:

® verde para los medicamentos y equipo médico
® rojo para víveres
® azul para vestimentas y enseres domésticos
® amarillo para equipo y herramientas, etc..

Nunca enviar productos de cuya calidad o estado no estemos seguros. Evitar igualmente el envío de productos cuya fecha de vencimiento es muy próxima excepto en los casos de pronto uso o distribución.

Cada bulto debe estar claramente rotulado con:

® Contenido (genéricamente)
® el lugar de destino
® el nombre, dirección y teléfono del destinatario
® el nombre, dirección y teléfono del remitente
® cualquier característica específica o cuidado que requiera la carga (peso, frágil, refrigeración, material peligroso, etc.).

Esta rotulación debe ser hecha con tinta endeleble o con etiquetas que no se desprendan fácilmente.

los bultos pertenecientes a un mismo lote deben ser numerados con un número particular relacionado a la cantidad total de bultos, por ejemplo, en un flete de 100 bultos, se numeran 1/100, 2/100, 3/100, 4/100 y así hasta el 100/100. Esto facilita la verificación y seguimiento de la cantidad de bultos en los puntos de recepción.

Al empacar un envío, es importante tener en cuenta la jornada y la manipulación que los bultos sufrirán. Por lo tanto, la resistencia del material de empaque es muy importante.

Más aún, dependiendo del tipo de transporte (p.e. aéreo) se debería reducir lo más posible el “peso agregado” o sea el peso del material de empaque.

Uno de los bultos debe contener una copia de la lista de contenidos (“Packing List”) y tener una leyenda que lo identifique como tal. Esta puede ser adhereida en el exterior del bulto contenida en un sobre plástico para evitar su deteriroro.

Volumen, peso y tamaño de los bultos

Por lo general en los puntos de llegada en el terreno no hay maquinaria para carga y descarga, lo cual tiene que hacerse a mano; razón por la que se debe hacer el esfuerzo de preparar los bultos de manera que faciliten estas maniobras. En principio el peso, tamaño y forma de los bultos debe ser tal que pueda ser manipulado por una sola persona

Peso: los bultos deben pesar idealmente entre 25 kg y 50 kg.

Volumen: el tamaño debe ser tal que permita la manipulación manual. Puede ser que su peso sea adecuado pero que sea tan grande que sea muy difícil su movilización.

Forma: los bultos deben tener formas lo más simétricas posibles para facilitar su agarre y movilización por parte de la(s) persona(s). Evitar empaques redondeados o amorfos.

Procedimientos para los envíos

Aviso de envío

Quienes reciben los envíos necesitan hacer los preparativos necesarios para la recepción de la carga, lo cual implica además buscar sitio para su almacenamiento, transporte en caso de trasbordos, personal para manipular la carga, etc. Por esa razón se le debe brindar desde el sitio de despacho y con suficiente anticipación, toda la información posible sobre la naturaleza de la carga y su medio de transporte. Algunos aspectos que deben ser notificados al destinatario:

Respecto a la carga:

® Tipo de productos que contiene la carga
® Cantidad (número de bultos)
® Peso y volumen
® Cuidados especiales requeridos por la carga (p.e. refrigeración)
® Número de pedido al que corresponde el envío (si lo hubiera)

Sobre el medio de transporte

® Tipo y características del transporte
® Compañía de transporte (si es del caso)
® Persona a cargo del transporte

Respecto al itinerario

® Hora estimada de salida y ruta prevista

® Hora estimada de llegada. Todo cambio del horario o itinerario de envío debe ser notificado al punto de destino.

® Sitio exacto de llegada (en una zona de operaciones pueden haber varios sitios de recepción)

Toda otra información que se considere pertinente para facilitar los preparativos de recepción.

Documentos de envío

Envíos nacionales o locales:

normalmente estos requieren menos documentación que los internacionales. Deben ir acompañados de un manifiesto de carga o guía de transporte, que describe el cargamento y otra información sobre los suministros enviados (ver anexo 6.3.), así como la lista de contenido mencionada anteriormente.

Envíos internacionales:

En estos casos, la carga viaja acompañada de un Conocimiento de embarque (en inglés waybill o bill of lading) y su respectivo manifiesto de carga o guía de transporte preparados por la compañía de transportes. Es importante mencionar que la guía de transportes utilizada por la compañía con su papelería estandarizada, es para su propio uso y para los procedimientos de aduana, por lo cual es conveniente incluir nuestra propia guía de transporte así como la lista de contenidos describiendo la carga por bulto, que servirá para los controles internos de nuestra organización. (Ver anexo 6.3)

Control y monitoreo

Las operaciones de transporte, así como todos los otros segmentos de la cadena logística, requieren procedimientos de control y monitoreo que nos ayuden a seguir los suministros desde el momento de su despacho hasta la recepción en su destino final. Estos controles nos servirán entre otras cosas para:

1. Conocer el camino recorrido por los suministros y así poder identificar en donde pudo haberse quedado, por ejemplo, un cargamento que no llegó a su destino.

2. Identificar a todas las personas que han tenido responsabilidad con el cargamento desde su punto de despacho hasta el destino final.

3. Tener documentos de control sobre el envío y recepción de suministros.

En el caso de los envíos, esta función la cumple la Guía de Transporte, las cuáles deben ser impresas en formularios estandarizados que permitan recopilar como mínimo la información siguiente (ver además anexo 6.3.):

Consecutivo numérico del envío
Fecha del envío
Lugar de envío
Medio de transporte
Nombre y firma de los responsables: el que despacha, el que transporta, el que recibe
Descripción de la carga
Espacio para observaciones

Estos formularios deben tener además las características siguientes:

Ser impresos, tipo talonario
tener numeración consecutiva
proveer copias para cada persona que interviene en el proceso (despacho, transporte, recepción)

Seguros de la carga

Cuando se envía un flete con una compañía de transportes autorizada, idealmente el seguro será parte del contrato de transporte (ver capítulo 9, Incoterms). De otra manera, hay que hacer averiguaciones sobre los diferentes tipos de seguros para la carga y sus coberturas. Evidentemente no deberíamos esperar a estar en el medio de una operación de urgencia para buscar esta información y por el contrario, esta es parte de las actividades de preparación que requiere la planificación de la logística para emergencias.