Los Informes de SUMA Ayudan a Las Autoridades a Administrar la Información

Uno de los elementos más indispensables del manejo gerencial durante la etapa posterior a una emergencia, particularmente en lo referente al manejo de suministros de socorro, es la capacidad para administrar la información. La información de múltiples dates recolectados facilita a Las autoridades a tomar decisiones adecuadas sobre la distribución de los recursos disponibles.

La función del Sistema de Manejo de Suministros denominado SUMA es de servir como instrumento de amplia flexibilidad que permita llevar un inventario y clasificar grandes cantidades de suministros corto período de tiempo. Asimismo, tiene por objeto proporcionar a los encargados del socorro un mayor control sobre las remesas que están si en do enviadas y sobre quien las envía. Una de las importantes características del proyecto es su capacidad para preparar informes diarios detallando dates sobre los suministros que llegan. De acuerdo con la información reunida en la base de dates, los informes obtenidos se pueden utilizar de acuerdo a las necesidades que requieran una gran variedad de usuarios.

Existen cuatro clases de informes:

· Envíos consolidados
· Medicamentos por categoría
· Otros clasificados
· Material no clasificado

El informe sobre envíos consolidados proporciona una visión general de los donativos que se han recibido y es de singular importancia para el administrador responsable de notificar a los donantes sobre la disposición de sus remesas. Sus características particulares consisten en informar sobre el origen, el valor, la categoría del envío, y la fecha en que fue entregado.

Las características del informe sobre medicamentos por categoría incluyen registros específicos que indican la subcategoría terapéutica, la vía de administración, la fecha de caducidad de los medicamentos recibidos, y si se han entregado o no los suministros.

Los informes de otros clasificados incluyen categorías como el agua y los suministros relacionados con la salud ambiental: comida y bebida; refugio y vivienda; suministros eléctricos y para la construcción; logística y administración; y los de necesidades personales.

Durante una emergencia una gran parte de los donativos recibidos son artículos que no han sido clasificados según su categoría como en el case de alimentos, copa, medicine, etc. Aun cuando estos artículos sean útiles, sucede en muchos cases que no es posible clasificarlos y distribuirlos en un tiempo limitado. El informe sobre material no clasificado proporciona una idea general sobre la clase de artículo la subcategoría general, la cantidad de piezas y su peso, la fecha de registro, su destino, algunas observaciones en general, además de la información pertinente si acaso los artículos fueron distribuidos.