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Organización de los Servicios de Salud para Situaciones de Desastre (Pan American Health Organization (PAHO) / Organización Panamericana de la Salud (OPS), 1983, 107 p.)
Capítulo 7. Actualización y evaluación del plan hospitalario para casos de desastre
Actualización
Todos los planes hospitalarios para afrontar desastres deben ser
actualizados frecuentemente con el fin de que se modifiquen los cambios que han
tenido desde su confección hasta el momento de su actualización, con vistas a
que se contemplen las variaciones en personal, medios, técnicos, etc. No sólo
debe ser una actualización cualitativa sino también cuantitativa, tanto en
recursos humanos como materiales. Si la actualización es posterior a un desastre
real, un simulacro u otra forma de evaluación, debe recoger la corrección de las
fallas detectadas. Los intervalos de actualización variarán de acuerdo con las
condiciones de cada lugar, pero deberá hacerse por lo menos una vez al año y se
procurará que siempre esté precedido de una
evaluación.
Evaluación
La evaluación periódica de los planes se hace para evitar que
éstos se conviertan en documentos estáticos; además no es conveniente dejar a la
memoria de los ejecutores del plan todas las medidas que estén determinadas en
el mismo, sino que estas medidas y todas las actividades previstas en el plan
deben ser del conocimiento de todos los participantes para el cumplimiento
exitoso de las misiones o tareas asignadas en el momento del desastre, las
cuales se realizan en situaciones adversas.
En una organización, la evaluación consiste en comprobar si todo
ocurre conforme al cronograma o plan adoptado. Tiene por objeto señalar las
faltas y los errores a fin de que se puedan reparar y evitar su repetición. Se
aplica a todo, a las personas, a los medios (incluyendo la reserva), a las
acciones y a los métodos.
Mediante la evaluación sistemática se asegura de que existe el
plan y de que éste se aplica y se mantiene actualizado, de que está completa la
plantilla de personal y recursos materiales, de que se efectúan las actividades
previstas en el plan, así como el estado de conservación de los equipos, la
rotación de medicamentos de reserva, etc.
La evaluación eficaz es la que se hace en tiempo, oportuno y que
va seguida de correcciones de cualquier tipo en base a los errores o fallas
detectadas. Por otra parte, si las conclusiones de la evaluación llegan muy
tarde para que sea posible su utilización, la evaluación habrá sido una
operación inútil.
Por muy bien que esté confeccionado el plan en un hospital, y por
correctos que sean sus cálculos y consideraciones derivadas, todo el trabajo
estará destinado al fracaso si no se toman las medidas indispensables de
evaluación que aseguren su desarrollo con éxito. Por lo tanto, la evaluación
necesita de la planificación.; mientras más claros, completos, precisos y
coordinados sean los planes, más completa debe ser :la evaluación.
La evaluación es función de todo funcionario responsable,
cualquiera que sea su jerarquía. Se ejerce en todos los niveles y funciones y
debe ser definida y claramente adaptada a las características de la
organización, específicamente a las actividades de la unidad, departamento o
sección que se va a evaluar.
La evaluación funciona ampliamente en todos los elementos de la
institución: faena de trabajo, medios básicos, materiales, medios operativos,
actividades, medicamentos, instrumental; esto es, todos los puntos necesarios
contemplados o no en el plan, incluyendo la reserva, logrando que se noten y
destaquen los errores o deficiencias, los que deben ser rectificados y
corregidos, evitando su repetición con medidas oportunas.
La verdadera función de la evaluación es la de medir la eficiencia
y detectar las deficiencias con el fin de corregirlas en todos los niveles.
Deberá ser claramente definida y estar bajo la responsabilidad personal de los
funcionarios jerárquicos correspondientes. La misma convalida y complementa la
planificación.
Constituye de hecho la base para planificar el período que se
avecina. Es de vital importancia tener en cuenta que para verificar que todo
esté de acuerdo con los planes, órdenes y principios establecidos, estos
elementos no sólo se han entendido sino que también se han adoptado intelectual
y emocionalmente por los
ejecutores.
Métodos de evaluación
Existen varios métodos de evaluación, de los cuales pueden
señalarse los simulacros y las simulaciones programadas, sorpresivas y en
servicio.
La mejor evaluación que puede hacerse de un plan hospitalario en
caso de desastre es la que se realiza con posterioridad a una catástrofe real,
ya que en ese momento entran a jugar su verdadero papel todos los factores, en
condiciones de verdadera tensión.
Esta es la única ocasión en que pueden suceder cosas o situaciones
no previstas ni detectadas en los planes, ni en ninguna de las formas de
evaluación del plan.
Sabemos que no es bueno ni bien visto que haya personas que se
dediquen a encontrar errores o defectos de un plan en medio de una situación de
desastre, pero debemos tener en cuenta que aun en los peores momentos el
dirigente tiene que utilizar los principios básicos de la administración, entre
los cuales se encuentra el control, que es una actividad ininterrumpida.
En esta situación, los actores son reales y no tienen observadores
ni evaluadores como en los simulacros, y estos actores son los que señalan
posteriormente las fallas y errores. De su eficiencia y conocimientos depende
que se desarrolle el plan previsto, y ellos mismos tienen que ser sus propios
evaluadores y darse cuenta cuando existe una falla o cuando se comete un error.
Deben indicarlo con posterioridad a la etapa de emergencia, o lo que es mejor
aún, después de detectado el problema deben señalarlo para evitar olvidos con el
transcurso del tiempo. Es importante también señalar las formas y métodos
utilizados para resolver las dificultades encontradas.
Una vez que se regresa a la normalidad, se hace lo mismo que
cuando termina un simulacro, o sea que se evalúan los resultados de las
actividades realizadas durante el período de emergencia, modificando los errores
o deficiencias señaladas y rehaciendo, si es necesario, el plan hospitalario.
En muchos hospitales que actuaron sin planeamiento previo en una
situación de desastre tuvieron que abocarse a la confección de un plan para
hacer frente a futuros desastres. Es una buena conclusión y una magnífica
decisión, pero es preciso tener en cuenta que los desastres no se suceden año
tras año en el mismo lugar y que puede pasar mucho tiempo entre uno y otro. Por
lo tanto, como los recursos, métodos y técnicas, cambian constantemente, es
necesario evaluar y actualizar los planes establecidos para que la acción ante
los desastres sea más eficiente y ahorre pérdida de vidas y daños irreparables
en la
salud.
Simulacros
Los simulacros pueden ser de tres tipos: programados, sorpresivos
y en servicio. En los simulacros programados todos los participantes conocen su
realización, la idea y los procedimientos, y deben realizar prácticas previas a
su ejecución. En cambio, en los simulacros sorpresivos los participantes no
están familiarizados con su realización, por lo que deben ser notificados en el
momento en que se ejecuta. Para llevar a efecto este tipo de simulacro todos los
participantes deben conocer de antemano a cabalidad sus misiones y funciones. No
deben realizarse sin haber ejecutado simulacros programados
previos.
Simulacro en servicio
Sólo se realiza cuando todo el sistema ha efectuado varios
simulacros programados y/o sorpresivos y existe un buen entrenamiento del
personal. El método consiste en utilizar ese hospital como centro de atención
cuando ocurran accidentes masivos. En estos casos es cuando el hospital se
transforma en el lugar donde son atendidos los accidentados y donde realmente
puede evaluarse el trabajo realizado por la institución en casos de
desastre.
Principales objetivos de los simulacros
1) Adiestrar al personal del hospital (médicos,
personal de enfermería, técnicos, etc.).
2) Detectar errores o fallas
existentes en los planes.
3) Minimizar el tiempo que se requiere para poner
el hospital en funcionamiento.
Los simulacros deben estar bien organizados y coordinados, con el
fin de que cada participante represente su papel y conozca las actividades que
tiene que ejecutar. Cada uno de los participantes debe dar respuesta a las
siguientes interrogantes: ¿Qué hacer? ¿Cómo hacerlo? ¿Con qué
hacerlo? ¿Cuándo hacerlo?
Si cada participante puede responder a estas preguntas se habrá
logrado dar un gran paso.
En los simulacros programados deben existir varias sesiones de
entrenamiento, las que podrían ser las siguientes:
1) Explicación de lo que tiene que hacer cada
participante.
2) Prácticas parciales por separado de cada sección o grupo de
participantes (incluyendo los simuladores).
3) Práctica general e integrada
de todo el sistema hospitalario. Debe asegurarse de que participe todo el
personal previsto en los planes, o por lo menos que intervengan los principales
jefes, con representaciones de todas las secciones.
Las personas que hagan de víctimas en un simulacro también deberán
estar bien entrenadas y sería conveniente que fueran de la comunidad misma a la
que se va a asistir. Si se conoce de antemano el tipo de desastre al que está
expuesta la comunidad, habrá que tratar en primer lagar que todo el personal
esté bien familiarizado, y segundo, que las actividades estén enfocadas hacia
los daños que pueda ocasionar dicho desastre. Esto debe hacerse en base al
pronóstico que darán los especialistas correspondientes.
Si en caso de desastre se traslada la unidad hospitalaria a un
lugar diferente al que utiliza normalmente, éste deberá ser el lugar que se
escoja para el simulacro. Lo fundamental es que se realice conforme a lo que
está descrito en el plan. Un simulacro nunca deberá planificarse si no existe un
plan escrito y detallado de antemano.
En la planificación del simulacro debe tenerse en cuenta que el
éxito del mismo no depende sólo de los organizadores, sino del conocimiento
previo, seriedad, disciplina y preparación que tengan los participantes.
Además de fingir en base al tipo de afectación supuesta, los
simuladores, dentro de lo posible, deberán estar perfectamente maquillados. Esta
preparación deberá coincidir también con el tipo de lesión que supuestamente
tiene el simulador, a fin de que el equipo que brinda los primeros auxilios y la
clasificación pueda identificar correctamente la afección. Para lograr esto
habría que contratar maquilladores profesionales del cine o de la televisión.
Deben confeccionarse instrucciones o cartillas de entrenamiento, las que se
entregarán a cada participante. Estas cartillas contendrían instrucciones sobre:
a) información general, incluyendo la hipótesis o idea
del desastre;
b) organización y desarrollo del simulacro;
c) actividades a
desarrollar;
d) plan calendario o cronograma;
e) procedimientos
específicos para cada sección o grupo de trabajo (grupo de evaluación, primeros
auxilios y evacuación, servicios de urgencia, etc.)
También debe tenerse en cuenta que una unidad hospitalaria sola no
puede enfrentarse realmente a los desastres; por lo tanto en caso de simulacros
debe preverse la cooperación o coordinación con otros organismos o instituciones
(defensa civil, Cruz Roja, fuerzas armadas, bomberos, ministerios del interior,
etc.)
Se confeccionarán otros documentos anexos, como:
a) planos del hospital y de la zona del
desastre;
b) vías de comunicación, señalando los itinerarios a utilizar según
prioridades;
c) población existente por grupos de edades;
d) enfermedades
más frecuentes,
etc.
Evaluación del simulacro
En la planificación y realización de un simulacro debe tenerse en
cuenta un grupo de evaluación con conocimientos y experiencia en el tipo de
actividad que se pretende realizar, y que sea ajeno a los participantes; esto
tiene la finalidad de que puedan detectar fácilmente todos los errores y fallas
cometidas.
La evaluación del simulacro permite hacer una apreciación crítica
del desarrollo y resultados del mismo, y deberá estar dirigido fundamentalmente
a analizar:
a) si se cumplieron en tiempo y forma las medidas de
organización contempladas en el plan;
b) si la atención en la zona de
desastre fue adecuada y eficiente;
c) si la evacuación hacia el hospital se
realizó conforme al plan;
d) si la atención intrahospitalaria fue adecuada,
oportuna y rápida.
Si se cuenta con equipos de fotografía, película, video, etc.,
deberán ser utilizados fundamentalmente cuando se cometen errores, a fin de
poder explicar mejor y mostrar a los participantes las fallas cometidas.
Después de concluido el ejercicio se reunirá a los participantes
para hacer un resumen poniendo énfasis en los errores
cometidos.
Simulación
El término simulación se refiere al uso y desarrollo de un modelo.
Modelo es la representación teórica de una realidad. La simulación en desastres
es un ejercicio que desarrolla un modelo que representa una situación real que
puede ser un terremoto, huracán u otro tipo de desastre, así como las decisiones
asociadas al mismo.
Principales atributos de la simulación:
1) Es una técnica orientada hacia la participación
activa del docente y los participantes. Asimismo, representa un enfoque o vía de
entrada para el entrenamiento de una situación.
2) Es generalmente un caso
problema y, por tanto, útil en el desarrollo interdisciplinario del proceso
enseñanza aprendizaje.
3) Es una técnica fundamentalmente dinámica, que se
sustenta en situaciones cambiantes y que demanda flexibilidad en el pensamiento
y respuestas que se deben adaptar a las circunstancias que se plantean en
diferentes momentos.
Durante un ejercicio de simulación, los participantes deben tomar
decisiones en situaciones cambiantes; las situaciones cambian cada vez que se
recibe una nueva
información.
Algunos objetivos de una simulación
1) Presentar una abstracción simplificada de los
elementos esenciales de una situación.
2) Hacer explícitas las relaciones
esenciales y las interacciones fundamentales en una situación.
3) Desarrollar
la variante tiempo más rápidamente de lo normal, de manera que las implicaciones
que surjan de la acción de una situación dinámica puedan ser claramente
experimentadas.
4) Poner al participante en una situación de tensión, de
manera que sienta el impacto directo de la toma de decisiones.
5) Ofrecer la
oportunidad de participar en el proceso de enseñanza aprendizaje tomando como
base las líneas de autoaprendizaje.
No hay duda que una de las ventajas más significativas de la
simulación es su habilidad de acelerar el tiempo. Esta es una característica
fundamental que hará posible que el participante tome decisiones sobre
situaciones que normalmente se desarrollarían en un período de tiempo más largo.
En resumen, un ejercicio de simulación requiere que los
participantes se conviertan en "actores de una obra", representen los papeles
que son reflejo de una situación o experiencia real, y tomen las decisiones que
les corresponden en su actuación.
En el caso particular de las simulaciones de hospitales que tienen
que prepararse para actuar en casos de desastre, deben dar respuesta a los
siguientes objetivos:
1) Familiarizar a los participantes con el proceso de
toma de decisiones en circunstancias de incertidumbre y en presencia de una
información confusa e inexacta.
2) Estimular a los participantes a realizar
un análisis crítico de la información recibida en relación con el
desastre.
3) Dar oportunidad para tomar decisiones en la mayor parte de los
problemas relacionados con la emergencia creada.
4) Desarrollar el proceso de
toma de decisión relativa a:
a) manejo administrativo de accidentes
numerosos;
b) recursos humanos y materiales disponibles;
c) capacidad de
acción frente a los desastres;
d) ampliación de capacidades hospitalarias
(intra y/o extrahospitalarias);
e) preparación para casos de
desastres.
5) Ayudar al participante a experimentar la tensión que resulta de
tomar decisiones importantes con niveles bajos de información, o con información
proveniente de fuentes no confiables.
6) Interpretar la relación que existe
entre el hospital y los otros factores en una situación de desastre.
7)
Fomentar el análisis de costos y de los problemas prácticos de implementación en
la situación especial de falta de recursos que sigue a un estado de
desastre.
8) Analizar los problemas que surgen en el manejo de
voluntarios.
9) Indicar la importancia que tiene, durante un desastre, la
toma de decisiones en forma coordinada y cooperativa.
10) Reconocer la
necesidad de planificación y preparación previa para casos de
desastre.
Método
El método de la simulación se basa en la propia experiencia de los
participantes; cada uno de ellos tendrá un papel definido, que deberá ser
entregado al comienzo del ejercicio de acuerdo con un programa preestablecido.
Los participantes deben estar preparados para tener un horario
extraordinario.
Existirá un coordinador con las siguientes funciones:
a) coordinar la acción;
b) distribuir los
papeles;
c) controlar y variar el tiempo y el ritmo de acción;
d) proveer
la información;
e) intervenir para producir cambios en la acción del
grupo;
f) tener material de consulta o datos que puedan solicitar los
participantes y que sean necesarios para la toma de decisiones;
g) observar y
analizar todo lo ocurrido durante el ejercicio;
h) presentar un informe
final.
El grupo también tendrá un observador que registrará el manejo de
las situaciones, las decisiones tomadas y las conclusiones del grupo respecto a
cada uno de los aspectos importantes. Ayudará al coordinador en la conducción
del ejercicio, en el análisis y discusión posterior, así como en el informe
final.
Al terminarse el ejercicio de simulación se hará una reunión de
conclusiones donde se expondrán las experiencias y los errores cometidos, así
como sus consecuencias y formas de corregirlos. Después se hará un informe final
con los aspectos más sobresalientes, el cual se enviará al nivel jerárquico
correspondiente.
Supervisión
Significa información y asesoría aplicable a los niveles de
ejecución de las distintas tareas que desarrolla una organización, y constituye
una responsabilidad inherente a todo dirigente. En ocasiones se ve al supervisor
como un inspector, cuyas funciones son vigilar con propósito de sancionar; sin
embargo, ello no quiere decir que en determinado momento los resultados de una
supervisión no entrañen una sanción. Lo más importante es que el supervisor
ponga su amplia experiencia y capacidad al servicio de la institución con el
propósito de ayudar a que el trabajo se realice con mayor eficacia.
Por lo tanto, la acción de examinar es conocer y juzgar la
eficiencia de los planes hospitalarios para afrontar desastres, poniendo al
final de este proceso una calificación que no es otra cosa que la evaluación,
sugiriendo al mismo tiempo las modificaciones que se estimen pertinentes para
mejorar el cumplimiento de los objetivos previamente fijados en el plan.
La realización de la supervisión, que es una función inherente e
ineludible de todo jefe, no es nada fácil. Multitud de factores determinan que
se realice satisfactoriamente, y sin cuya presencia no es posible llevarla a
cabo.
La supervisión no entraña obligatoriamente autoridad jerárquica,
pero en cambio exige que la persona a cargo tenga los conocimientos básicos y la
experiencia necesaria sobre la actividad que supervisa, y que esto sea
reconocido por los otros. Además debe poseer una recia personalidad y
reputación; si a todo esto se le suma la autoridad jerárquica, la supervisión
cumple seguramente sus objetivos.
El supervisor puede o no ser oído, y la persona supervisada podrá
aceptar o rechazar lo aconsejado, aunque deberá asumir enteramente la
responsabilidad de su conducta posterior y las consecuencias que de ella se
deriven.
Las deficiencias detectadas, así como las sugerencias, deben
quedar por escrito inmediatamente que termine la supervisión. Deberán entregarse
copias de estos escritos a los supervisados y a los jefes superiores, a fin de
que quede constancia de toda la acción y de que los jefes puedan tomar
decisiones al
respecto.
Fases de la supervisión
La supervisión debe realizarse en forma ordenada, de tal manera
que rinda los frutos esperados. Para ello es necesario cumplir las cuatro etapas
siguientes: a) planeación de la supervisión; b) ejecución de la supervisión; c)
evaluación de lo supervisado; d) resolución
final.
Planeación de la supervisión
Las supervisiones siempre deben estar programadas aunque pueden o
no ser conocidas por los que van a ser supervisados.
El supervisor designado debe conocer previamente cl plan
hospitalario, las responsabilidades del personal y las prioridades a observar.
Una vez conocidos estos aspectos confeccionará un calendario o formulario que le
servirá de guía para la ejecución de la supervisión, sin que esto signifique que
durante la acción no se puedan hacer variaciones de acuerdo con las
circunstancias encontradas. El calendario y el formulario pueden ser entregados
previamente a los supervisados, dependiendo de que la supervisión sea sorpresiva
o declarada.
En ocasiones, cuando existe un buen formulario, éste puede
entregarse a los supervisados para que ellos respondan por escrito verificando
posteriormente algunos de los aspectos
respondidos.
Ejecución de la supervisión
Las actividades de ejecución de la supervisión se realizan por
medio de entrevistas, observaciones, demostraciones, etc., y se iniciarán con un
intercambio de impresiones entre el supervisor y los supervisados con el
propósito de establecer una relación de confianza mutua.
Se pueden intercambiar preguntas y respuestas, y los consejos del
supervisor deberán llevarse a cabo sin abusos, lamentaciones ni sarcasmos o
demostraciones de autosuficiencia, pero tampoco con indecisión, compasión o
paternalismo; es preciso señalar la falla cuando algo sale mal, pero no
criticando sino en forma constructiva.
El trato amable con el personal supervisado es una valiosa ayuda
en el éxito de las actividades de supervisión. El deseo de ayudar, orientar y
enseñar y no de castigar, regañar y amenazar es muy importante; es por esto que
en algunos lugares a la supervisión se le llama centro y
ayuda.
Evaluación de la supervisión
Con posterioridad inmediata a la ejecución de la supervisión hay
que proceder a la calificación de los hallazgos. Esta calificación puede ser
cualitativa o cuantitativa, pero lo más importante es que se reflejen los
aspectos sobresalientes en cada situación encontrada, y que ello sea aceptado
con convencimiento por parte de los supervisados. Dentro de la evaluación es
necesario darle a los evaluados un margen de tiempo para superar sus
deficiencias o cronogramas de cumplimiento, que debe ser comprobado con
posterioridad.
Conclusiones
Una vez hecha la evaluación de los distintos factores que
determinaron la reiteración de deficiencias se deben identificar con claridad y
precisión las causas del problema, señalando el remedio que corresponde a cada
situación.
Esta resolución debe ser explicativa y que coincida con las
discusiones establecidas con los supervisados.
La resolución se eleva a los jefes con el fin de que el nivel
jerárquico superior tome las decisiones correspondientes, entregando copia a los
supervisados.
