 |  |  | Manual para el Manejo Logístico de Suministros Humanitarios (Pan American Health Organization (PAHO) / Organización Panamericana de la Salud (OPS) - WHO - OMS, 2000, 121 p.) |  |  | Capítulo 9 - El almacenamiento14 | |  | (introduction...) | | | Tipos de bodega | | | Elección del sitio | | | Cálculo de necesidades y capacidades de almacenamiento | | | Sitios alternativos para almacenamiento | | | Personal requerido | | | Equipos y materiales requeridos en la bodega | | | Zonas de movimiento y sectores de la bodega | | | Almacenamiento y distribución interna de los suministros | | | Procedimientos para el ingreso y los despachos | | | Sistemas de control y monitoreo | | | Mantenimiento y medidas sanitarias | | | Materiales peligrosos |
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Manual para el Manejo Logístico de Suministros Humanitarios (Pan American Health Organization (PAHO) / Organización Panamericana de la Salud (OPS) - WHO - OMS, 2000, 121 p.)
Capítulo 9 - El almacenamiento14
14 Para este capítulo se ha contado con
el apoyo documental de Médicos Sin Fronteras (MSF) y el aporte conceptual de
Gerard Gomes, Delegado de la Oficina Regional para Emergencias en América Latina
y el Caribe de dicha organización
Los suministros tienen que ser protegidos en algún sitio hasta
que puedan ser distribuidos o utilizados; pero no se trata únicamente de
encontrar un local donde guardar los productos sino que además se debe utilizar
un sistema organizado que permita saber el tipo, la cantidad y la localización
de las provisiones existentes en dicho lugar, así como la previsión de
dotaciones de reserva para necesidades ulteriores. A este proceso es al que
llamaremos almacenamiento y tiene una importancia crucial para la
protección de los suministros. La organización de un almacén o bodega, debe
tener en cuenta las normas necesarias para el mantenimiento de la calidad y el
resguardo de la seguridad de los productos.
Hay sitios especialmente diseñados para servir a los propósitos
del almacenamiento de productos, con las características y el espacio adecuados
para facilitar las diferentes tareas que se desempeñan dentro de una bodega,
tales como la carga, descarga, movilización y manipulación de la mercadería, así
como el área de almacenamiento propiamente dicho. Sin embargo, en la realidad de
las emergencias, las más de las veces tenemos que improvisar el espacio para
embodegar suministros en el sitio que tengamos disponible (escuelas, centros
comunales, gimnasios, etc.), los cuales obviamente no han sido diseñados para
estos menesteres.
El presente capítulo sugiere normas y procedimientos típicas que
se deben aplicar en una bodega para la manutención y el almacenamiento adecuado
de los suministros. Estos son estándares ideales pero que deben aplicarse lo más
posible, en cualquiera de las situaciones, ya sea que tengamos un edificio o que
haya que improvisar la bodega a partir de un espacio
disponible.
Tipos de bodega
Independientemente de las características físicas, por su
función distinguiremos tres tipos de bodega, aunque en la realidad del terreno
no siempre se trata de bodegas separadas, sino de sectores dentro de un mismo
almacén, debido a factores diversos, tales como el tipo de suministro, el tamaño
y la duración de la operación y sobre todo, la disponibilidad de espacio.
Bodega general de despacho
Este es el tipo de bodega en donde los productos se mantienen ya
sea por largo tiempo, o bien esperando ser enviados al terreno o a una bodega
secundaria. Por lo general están en la capital o en puntos centrales de una
región determinada.
Bodega de rotación lenta
En donde se almacenan artículos no urgentes, en reserva o que no
son de consumo frecuente, tales como repuestos, equipo, herramientas, etc.
Bodega de rotación rápida
Son las de expedición diaria o frecuente de productos. Son las
más comunes en el terreno de las operaciones y suelen contener los productos de
pronta distribución para la población afectada.
Centros de acopio
Durante las emergencias se suele habilitar cualquier sitio para
la recepción de donaciones, lo cual convierte rápidamente los patios, las
oficinas, las salas, los garajes de las organizaciones en montañas de ropa,
alimentos, medicinas y otros productos. Por lo general resulta sumamente difícil
organizar un sistema de almacenamiento en estos sitios sobre todo por la falta
de espacio, por lo cual se debe procurar el pronto envío de los productos
recolectados hacia una bodega. Sin embargo, los centros de acopio pueden ser
aprovechados para separar y clasificar las donaciones y enviar a las bodegas
únicamente aquellos materiales que son considerados de utilidad, separados según
su
categoría.
Elección del sitio
Se debe poner especial esfuerzo en encontrar un sitio adecuado
para el almacenamiento de los suministros, aunque a menudo en la zona de
emergencia no tenemos muchas opciones. Pero al seleccionar el sitio debemos
tener en cuenta algunos conceptos básicos mínimos:
Tipo de provisión que se va a
almacenar:
Los medicamentos y los alimentos necesitan un lugar
fresco, seco y ventilado. Incluso algunos podrían necesitar temperatura
controlada. Otros artículos, tales como ropa, equipo y materiales tienen
requerimientos más flexibles. Los suministros de emergencia están constituidos
por un poco de cada una de estas cosas y la mayoría de las veces habrá que
almacenarlos en una misma bodega.
Conveniencia del
sitio:
El tamaño del local es sumamente importante, por lo
cual hay que tomar en cuenta su capacidad actual y la posibilidad para extender
el espacio útil. Siempre es mejor tener un sitio más grande de lo necesario que
uno más pequeño. Debe haber suficiente accesibilidad para los transportes de
gran tamaño y se debe tener en cuenta su ubicación con relación a la zona de
operaciones.
Condiciones internas del
sitio (estructurales y no estructurales):
Idealmente se debe contar con una estructura de
concreto, pero cualquiera que sea el tipo de construcción, esta ha de estar en
buenas condiciones de conservación y mantenimiento; que no requiera grandes
reparaciones para hacerla funcional. Debe tener techo y puertas, buena
ventilación, adecuada iluminación. Antes de instalar la bodega habrá que revisar
y reparar las instalaciones eléctricas, sanitarias y de agua potable; eliminar
goteras de los techos y cerrar fisuras en paredes y pisos.
Condiciones externas del
sitio (topografía y entorno social):
Verificar peligros naturales (p.e. posibilidad de
inundación, zona de deslizamientos). Las aguas estancadas, basureros, maleza y
otras deficiencias ambientales en los alrededores deben ser eliminadas antes de
usar el sitio. El entorno social es importante de tomar en cuenta para prever
posibles problemas de
seguridad.
Cálculo de necesidades y capacidades de almacenamiento
El tamaño de bodega que se necesita, depende de la cantidad de
suministros esperados. Sin embargo, en las operaciones típicas de emergencia por
lo general es sumamente difícil prever las cantidades que se van a recibir,
sobre todo que la mayoría de las provisiones podrían llegar sin ser solicitadas.
Por esa razón, siempre es mejor optar por el sitio más grande, aunque en el
primer momento la cantidad de suministros no lo amerite.
Adicionalmente sabemos que dependiendo de su peso, las
provisiones ocupan diferente “volumen de almacenamiento”. Los
siguientes son ejemplos del espacio aproximado que se requeriría para almacenar
una tonelada métrica de diversos tipos de suministros15:
15 Tomado de Handbook for Delegates,
International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies. Geneva
1997.
Tabla 9.1.
|
Granos (arroz, maíz), harina, azúcar en sacos |
2 m3 |
|
Leche polvo en sacos o cajas |
3 m3 |
|
Medicamentos |
3 m3 |
|
Aceite vegetal en estañones o en latas |
1.5-2 m3 |
|
Frazadas en paquetes comprimidos (aprox. 700) |
4-5 m3 |
|
Frazadas sueltas |
8-10 m3 |
|
Ropa |
7-10 m3 |
|
Tiendas (aprox. 25 carpas familiares) |
4-5 m3 |
|
Utensilio de cocina (entre 35-40 cajas) |
4.5 m3 |
En algunas operaciones de emergencia en que se tiene más control
sobre los suministros, por ejemplo cuando se hace distribución de alimentos en
albergues temporales de damnificados, se trata de un grupo específico y
contabilizado de personas y es más sencillo conocer las cantidades de
suministros con que se va trabajar y por ende, el espacio requerido para su
almacenamiento. La tabla 9.2. ofrece un ejemplo de cómo calcular la necesidad de
espacio requerido para una cantidad conocida de suministros.
|
Tabla 9.2 |
|
Determinación de la capacidad de almacenamiento requerida
(*) |
|
Se debe saber |
Ejemplos |
|
Población a ser servida |
Llegada esperada de 30,000 personas |
|
Distribución propuesta |
Una tienda por familia (promedio de 6 personas por familia)
|
|
Frecuencia de distribución |
Una vez |
|
Periodo requerido del suministro |
3 meses |
|
Peso/Unidad de volumen de los bienes |
1TM= 25 tiendas = 5m3 |
|
Reserva de suministro |
10% |
|
|
|
Cálculos |
Cantidad de tiendas para almacenar = 
Volumen de la tiendas = 
Para una altura de 2 metros, el área de piso requerida =
Carga en el piso = 
|
|
|
Calcule 550 m2 + 20% para acceso y ventilación = 660
m2 de suelo
(*) Tomado de Supplies and Food Aid Field Handbook. UNHCR.
Geneva, June 1989 |
Otra herramienta sencilla para cálcular el área requerida, es el
ejemplo siguiente16:
16 Tomado de Handbook for Delegates,
International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies. Geneva
1997.
Tabla 9.3.
|
Cálculo de área para 100 toneladas de arroz con una altura de
almacenamiento de 2 metros.
1 TM de arroz = 2 m3
100 TM de arroz = 200 m3
Area necesaria para los productos: 200 m3 (2 m = 100
m2)
Total de área requerida: 100 m2 + 30% = 130
m2
Verificación de capacidad real de carga por m2 = 100
TM: 100 m2 = 1000 kg/m2 |
Sitios alternativos para almacenamiento
Habrá ocasiones en que definitivamente no es posible encontrar
un sitio adecuado para instalar la bodega y en esas circunstancias hay que
explorar algunas alternativas para contar con un sitio temporal de
almacenamiento. Se puede construir una instalación con material duro (madera,
láminas metálicas para techo, etc.) o bien con plástico reforzado del tipo usado
por Médicos Sin Fronteras y OFDA. Existen también otros materiales
especializados, como las estructuras prefabricadas utilizadas para hacer
hangares, con láminas metálicas curvas.
Soluciones más sencillas aunque para un plazo muy corto, puede
ser almacenar en contenedores o en el cajón de los mismos camiones, aunque esto
es desaconsejado para productos que como los alimentos y medicamentos soportan
mal las altas temperaturas que se generan en estos sitios.
En todo caso, la decisión de qué tipo de estructura construir
tiene relación también con la duración prevista de la operación, así como la
posibilidad de contar con un sitio con mejores condiciones en los próximos días.
Sin embargo, sea cualquiera el caso, cuando se construye un sitio alternativo
para el almacenamiento, se deben observar las mismas condiciones mencionadas en
el apartado Elección del Sitio, de este
capítulo.
Personal requerido
Debe haber una sola persona responsable de la administración,
aunque obviamente podrá tener sus asistentes dependiendo del volumen de las
operaciones. Lo más importante es evitar que haya varias personas con igual
nivel de responsabilidad, ya que esto favorece la confusión en el manejo y
dificulta la identificación de responsabilidades en el caso de problemas.
Se necesitará un equipo de personas para las tareas de
mantenimiento y para la manipulación de los suministros en el área de bodega
(descarga, carga, clasificación, movimientos, etc.). Este equipo podría ser
formado por voluntarios de organizaciones, de la comunidad o por los mismos
beneficiarios.
La utilizacion de este tipo de mano de obra ayuda a reducir
costos operacionales, pero no está exento de problemas relacionados con la
seguridad de las provisiones y la inestabilidad del personal, ya que aunque no
se trata de tareas altamente especializadas, estos voluntarios deben recibir un
entrenamiento básico para el desempeño de su trabajo, lo cual se complica si
cada día llega un grupo diferente de personas.
Cuando se incorpora beneficiarios de la misma comunidad, la
aplicación de la modalidad “alimento por trabajo”, suele ser una buena
alternativa para remunerar en especie del trabajo de estas personas.
En todo caso el administrador si debe ser asalariado, debido a
la naturaleza de sus funciones y responsabilidades. Personal de seguridad
también será necesario, no solo para las tareas típicas de vigilancia, sino
también para controlar la llegada de personas no autorizadas al perímetro
inmediato de la bodega.
Para procurar un adecuado desempeño de sus tareas, todas las
personas deben recibir descripciones escritas e instrucciones claras sobre
cuáles son sus funciones y cuáles sus
deberes.
Equipos y materiales requeridos en la bodega
Para el funcionamiento adecuado de la bodega, se debe contar con
equipos y materiales que son básicos. Algunos de ellos, sin pretender ser
exhaustivos, son:
De ser posible se puede
contar con un sistema informatizado (software SUMA, hoja de calculo o algún otro
sistema)
Formularios y tarjetas para control de
existencias, ingresos y salidas de productos. Papelería y material básico de
oficina, calculadora, etc.
archivador metálico con llave
botiquín de primeros auxilios, extintores
tipo ABC
generador eléctrico y su respectivo
material de mantenimiento
equipo de refrigeración
plataformas de madera (paletas o tarimas)
para apilar los productos; estantería
herramientas para abrir-cerrar cajas,
cinta adhesiva para empaque
balanzas, cinta métrica, escaleras
materiales y productos de limpieza
carretillas, equipo hidráulico para carga
y movilización de la carga
equipo de seguridad para los trabajadores
tablas de conversión de pesos y
medidas
Zonas de movimiento y sectores de la bodega
Normalmente, un 70% del espacio disponible se usa para el
almacenamiento y el 30% restante, como espacio de trabajo (zonas de movimiento,
zonas de empaque, acceso, etc.). Para hacerla más funcional y práctica, es
necesario la identificación de zonas de movimientos y sectores específicos
dentro de la bodega. Un esquema básico de distribución del espacio de la bodega
se puede resumir de la manera siguiente:
Zona de llegada17:
el punto por donde ingresarán las provisiones y se realizan las tareas de
recepción, verificación y control de los contenidos, etc. antes de
almacenarlas.
17 La zona de llegada y la
zona de entrega deberán coexistir en el caso de locales que tengan solo una
puerta de acceso. En estos casos se debe asignar de manera permanente el uso de
uno de los costados de la entrada (izquierdo y derecho) para cada
actividad.
Zona de separación y
clasificación y registro: en esta zona se separan las provisiones por prioridad
(urgente, no urgente, desechable) y se clasifican por categoría según su
naturaleza.
Zona de empaque y preparación de
entregas: donde se preparan los envíos que serán despachados. Las cajas vacías y
el material de empaque reutilizable se pueden guardar en este sector también.
Zona de almacenamiento: donde se mantiene
el material o suministros sin destino inmediato. Esta zona está dividida en
sectores de acuerdo con el tipo de suministro (alimentos, ropa, necesidades
personales, productos médicos, etc.)
Zona de entrega: para colocar las
provisiones que están listas para despacho. Estas provisiones deben ser apiladas
en paletas separadas y etiquetadas de acuerdo a su destino.
Sector administrativo: el cual puede ser
un simple escritorio con un archivador (metálico, con llave) para las tareas de
manejo administrativo.
La figura 9.1. muestra el plano de una bodega que integra los
espacios descritos anteriormente.
La planificación del uso del espacio y la distribución interna
debe hacerse antes de ingresar las provisiones. Es recomendable marcar guías en
el piso para ubicar más fácilmente el sitio que le corresponde a los diferentes
tipos de suministros en el proceso de acomodamiento. Cuando los diferentes
sectores de almacenamiento han sido establecidos, se pueden instalar banderolas
colgantes (igual que en los supermercados) indicando el tipo de suministros que
se puede encontrar en cada
sector.
Almacenamiento y distribución interna de los suministros
La regla de oro de una bodega es nunca mezclar productos de
diferente naturaleza en la misma estiba, paleta o lote y que los materiales
peligrosos (incluyendo el cemento en polvo) no deben almacenarse en el mismo
sitio de los alimentos y otros productos de uso o consumo humano.
Otros aspectos importantes que debe tenerse en cuenta son los
siguientes:
El sitio debe ser limpiado
profusamente. Se recomienda una fumigación antes de ingresar las provisiones.
Los suministros deben ser apilados por
sectores de acuerdo a su naturaleza.
El piso tiene que estar limpio y seco
antes de apilar las provisiones.
Para evitar la humedad y otros
inconvenientes, los productos no deben estar en contacto directo con el piso ni
con las paredes. Debe usarse paletas o tarimas, las cuales deben estar libres de
clavos salientes o astillas que puedan romper los paquetes y bultos.
Si no hay suficientes paletas, estas se
usarán prioritariamente para apilar aquellos productos que resistan menos a la
humedad o empacados en costales, bolsas de papel, cajas de cartón, etc. Las
botellas y enlatados pueden ponerse en el piso, aunque no se deben dejar por
mucho tiempo. Otra solución temporal es el uso de plástico en el piso.
Es muy importante tener en cuenta el peso
de los suministros en relación con la resistencia del piso. Hay que tener
especial precaución cuando se está almacenando en un segundo piso.
El alto de la estiba debe tomar en cuenta
la resistencia del material de empaque (o las instrucciones de las cajas, si la
hubiera). También se debe procurar que no bloqueen la iluminación.
Para facilitar el equilibrio de las
estibas, se debe apilar alternando la dirección de los bultos o cajas en cada
capa.
Es de suma importancia reducir lo más
posible la altura, y si es del caso, apuntalar las estibas cuando se está
trabajando en una zona con alta actividad sísmica, para disminuir la posibilidad
de que puedan caer por efectos de un sismo.
Debe haber espacio suficiente entre las
estibas para que permita el movimiento de personas en tareas de mantenimiento,
control o manipulación, o el paso con equipo hidráulico si lo hubiera, así como
permitir la circulación del aire. La distancia recomendada es entre 0,70 cm a 1
m, lo cual se adaptará a la disponibilidad de espacio con que se cuente en la
bodega.
Se debe tener especial cuidado de
verificar que los paquetes que contienen líquidos (aceite, agua, etc.) están
siendo estibados por el lado correcto para evitar derrames.
Los recipientes que presenten fugas así
como los costales o bultos rotos, deben ser puestos aparte y no en las estibas.
Productos en empaques rotos o
deteriorados deben ser reempacados o distribuidos lo más pronto posible, siempre
y cuando el daño en el empaque no represente peligro para el consumo humano.
Nunca reempacar productos de uso o
consumo humano en recipientes cuyo contenido anterior desconocemos, ya que
pueden haber contenido productos peligrosos para la salud humana.
Figura 9.1. Modelo básico de
distribución y uso del espacio de una
bodega
Procedimientos para el ingreso y los despachos
Estos procesos se realizan en las zonas designadas en la bodega
para tales efectos, siguiendo los procedimientos y utilizando los formularios
respectivos. Estos deben ser establecidos con anterioridad, ser claramente
comprendidos y aplicados metódicamente por las personas a cargo. Los formularios
deben prever espacio para el nombre y firma de las personas que intervienen en
el proceso (Ver anexos 9.1. y 9.2.).
Ingresos
Algunos de los procedimientos típicos que se deben aplicar a la
llegada de las provisiones son:
Toda carga ingresando a la
bodega debe ser verificada en términos de cantidad, peso y de calidad, mediante
revisión física y documental. El contenido debe corresponder a lo declarado por
los documentos que la acompañan.
Una vez conforme la verificación, debe
ser registrada en el inventario de la bodega. Es importante anotar cualquier
información especial respecto a los suministros, como por ejemplo si se ha
recibido menos (cantidad, peso) o artículos diferentes a los expresados en el
documento de entrega. En estas situaciones se abrirá un “expediente”
sobre los casos específicos, que servirá de constancia para verificaciones
posteriores y de referencia para investigar la anomalía.
Reingresos y devoluciones: en algunos
ocasiones, la totalidad o parte de algunos productos que fueron despachados por
nuestra bodega podrían regresar, ya sea porque no pudieron ser distribuidos,
porque sobraron, etc. Estos se deben registrar como devoluciones y no como
nuevos ingresos.
Mediante la inspección física de la
carga, se debe identificar:
Bultos
(costales, bolsas, cajas, sacos) rotos o húmedos
Bultos con evidencia de haber sido
saqueados
Recipientes que presentan fugas de
líquido.
Latas de comida abombadas,
herrumbradas o arrugadas, lo cual podría indicar que el producto ha perdido su
calidad y no sea apto para el consumo humano.
Productos enlatados sin etiqueta,
con etiquetas en otros idiomas o con fechas de caducidad pasada. Estos productos
no se deben distribuir, ya que no podemos garantizar la calidad de sus
contenidos.
Cuando se reciben alimentos
(p.e. cereales), se debe verificar si no hay contaminación por insectos. Si
alguna contaminación es detectada, se debe evitar el ingreso de estos productos
para evitar el contagio de los productos limpios que ya están en la bodega.
Cualquier tratamiento de desinfección debe ser realizado por una persona
entrenada.
La leche en polvo debe inspeccionarse
para verificar que no esté rancia.
En los casos de maíz, arroz, frijoles u
otros granos de este tipo, se debe determinar al ingreso si se trata de semillas
para la siembra o productos para el consumo, ya que algunas veces llegan
donaciones como insumos agrícolas que no son necesariamente comestibles. Una vez
más, una persona con conocimientos al respecto debe realizar la
inspección.
Entrega
Algunos de los procedimientos típicos para el despacho de
provisiones son:
Los productos deben pasar el
menor tiempo posible en la bodega, por eso la rotación de las existencias se
hace bajo el principio “primero que entra, primero que sale”: los
productos que tienen más tiempo de estar en la bodega se ubican en el frente de
las estibas para ser distribuidos antes y los artículos que van llegando se
colocan detrás, esperando su turno.
El mismo principio se aplica a los
productos que expiran: se despachan primero aquellos con la fecha de vencimiento
más cercana. En caso de igual fecha de expiración, los productos con más tiempo
de estar en la bodega saldrán antes.
Cualquier entrega se hace únicamente
mediante el documento de autorización oficial firmado debidamente por la persona
autorizada.
El mismo procedimiento de revisión física
y documental se debe aplicar a los suministros que salen para verificar que la
cantidad y contenido de los suministros que están siendo despachados corresponda
a lo declarado por los documentos que la acompañan.
Todo despacho debe registrarse para ser
deducido del inventario de
existencias.
Sistemas de control y monitoreo
Parte de nuestras responsabilidades consisten en garantizar que
los suministros sean utilizados por quienes realmente los necesitan y evitar las
pérdidas o desvíos de los mismos. Igualmente, las condiciones de almacenamiento
deben ser tales que permitan una óptima conservación de las provisiones. Algunas
medidas en ese sentido son:
Seguridad de los suministros
Solamente el personal a cargo
puede tener libre acceso a las instalaciones de la bodega. Debe evitarse al
máximo la presencia de personas ajenas y su el acceso debe estar regulado y
acompañado por un responsable.
Se debe tener un control estricto del uso
de las llaves de la bodega
Se requiere vigilancia diurna y
nocturna.
Rotación de los productos
Habrá que establecer cuáles
serán los niveles mínimos, máximos de existencias y los puntos de nuevo pedido
de provisiones. Estos niveles suelen ser distintos dependiendo del tipo de
suministro y el ritmo de rotación que éste tenga.
Aplicar el principio de “primero que
entra, primero que sale”, para lo cual será necesario también mantener una
lista actualizada de las fechas de ingreso y las fechas de vencimiento de los
diferentes productos.
Control y monitoreo
Se debe establecer
procedimientos claros y estrictos para el control del ingreso y salida los
suministros.
Cada nueva llegada de suministros debe
ser registrada en el inventario. Incluso los productos que no ingresan de
inmediato o que llegan deteriorados, deben ser registrados como tal.
Debe existir una tarjeta de control de
existencia para cada tipo de producto almacenado en la bodega (ver anexo 9.1.)
en la cual se anota las fechas y cantidades de los ingresos y salidas, así como
el saldo actual y el sector de la bodega en donde se ubica dicho producto.
Hacer inventarios frecuentes y mantener
actualizadas las tarjetas de control, los inventarios impresos y el sistema
informatizado, cuando exista. Los inventarios, junto con los documentos de
salida tienen que corresponder con la información registrada en las tarjetas de
control de existencias.
Registro y control claros y actualizados
de las pérdidas y certificados de destrucción (productos vencidos o
deteriorados). Normalmente la disposición y el desecho de medicamentos vencidos
o deteriorados, solo puede ser llevado a cabo bajo la supervisión de un
profesional o autoridad del ramo, según sea el caso y el tipo de medicamento, lo
cual debe constar en un acta de destrucción.
Se debe mantener control sobre las fechas
de ingreso y las de vencimientos de los suministros para evitar pérdidas por
caducidad dentro de la bodega.
Deben existir formularios para registrar
todos los movimientos en la bodega, tales como ingresos, salidas, pedidos,
entregas, etc. (ver modelos en los anexos 9.2. y 9.3.). Estos formularios deben
estar numerados en consecutivo y deben incluir la fecha y los datos de las
personas involucradas en el proceso.
Salud ocupacional en la bodega
La bodega tiene que ser un sitio seguro tanto para los
suministros como para las personas que trabajan en ella. Por eso, se deben
aplicar medidas de seguridad laboral, entre ellas:
En la bodega no se fuma.
Todo el personal tiene que estar al tanto
de los peligros y las medidas de seguridad para evitar los accidentes.
El personal de mantenimiento debe usar
medidas de protección para su espalda y manos cuando manipulan carga, así como
cualquier otro equipo de protección y herramientas adecuadas para el
cumplimiento de sus tareas.
Se debe instalar marcas y signos visibles
advirtiendo de los peligros.
Extintores y equipo de primeros auxilios
debe estar en sitios visibles, accesibles y estar actualizados. Las personas que
trabajan en la bodega deben saber cómo
utilizarlos
Mantenimiento y medidas sanitarias
Mantenimiento
Se deben llevar a cabo inspecciones regulares de las condiciones
del edificio, especialmente instalaciones eléctricas, cerraduras, techumbre y
estructura física de las instalaciones en general. Cualquier reparación
necesaria debe ser hecha lo antes posible para evitar que el daño se haga mayor.
Higiene
Los alrededores y la bodega misma tienen que permanecer en buen
estado de limpieza. Debe evitarse la acumulación de desechos o materiales sin
control. Se debe eliminar aguas estancadas, malezas y cualquier otro elemento
que pueda favorecer la proliferación de insectos y roedores.
Debe establecerse un plan de limpieza de la bodega, incluyendo
la limpieza diaria y la limpieza general, inspección de estibas, esquinas y
sectores del edificio completo periódicamente. Así mismo, se debe establecer un
plan de manejo y disposición de los desechos sólidos, ya sean estos suministros
deteriorados, material de empaque, recipientes vacíos, etc.
La inspección de la bodega debe hacerse al menos una vez por
semana para poder corregir a tiempo los problemas detectados y debe incluir como
mínimo18:
18 Adaptado de “Stockage des
denrées alimentaires. Manuel des pratiques d’entreposage”. Programme
Alimentaire Mondial, Rome 1979
Verificar y eliminar en las pilas
de alimentos la presencia de insectos, telas de arañas y capullos.
Detectar daños causados por
roedores, pájaros o insectos o por tomas de muestras hechas sin cuidado en los
costales de granos y cereales.
Verificar daños causados por el
agua (p.e. goteras), presencia de moho, manchas, decoloración o endurecimiento
de los bultos o costales.
Detectar fuga de líquidos en
recipientes y fuga de productos en bultos o costales rasgados.
Detectar presencia de abombamiento
o herrumbre en comestibles enlatados.
Detectar signos de fermentación de
cereales. Para esto se debe revisar varias capas de la estiba y principalmente
las capas intermedias.
La inspección debe hacerse por
todos los costados de las estibas.
Se debe revisar también las
esquinas y sitios oscuros de la bodega, para localizar posibles nidos de
roedores o la inconveniente acumulación de polvo, basura u otros
desechos.
La principal medida para evitar infestaciones es la prevención.
No se permite el ingreso de animales a la bodega. No se debe mezclar alimentos
contaminados con otros productos alimentarios. La fumigación y las medidas
químicas son prácticas comunes para luchar contra las pestes en la bodega, pero
estos deben ser realizados por personal técnico en el ramo.
Como complemento a estas medidas de higiene e inspección, la
tabla 9.4. presenta algunas condiciones que deben ser observadas para el
almacenamiento adecuado de ciertos
suministros.
Materiales peligrosos
No deben ser almacenados en el mismo sitio que los productos de
consumo humano. La persona a cargo de la bodega se debe familiarizar con las
normas y regulaciones para la identificación, manipulación, transporte y
almacenamiento de estas sustancias. Los productos de este tipo deben estar
identificados con las etiquetas estandarizadas según su naturaleza (Ver también
anexo 5.1. del capítulo 5.)
|
Tabla 9.4 |
|
Almacenamiento de productos alimentarios y equipo |
|
Tipo de suministro |
Cómo deben estar |
Almacenamiento en clima húmedo |
Vida útil |
comentarios |
|
Cereales en grano |
Seco, sin germinar, sin impurezas. Contenido máximo de 15%
humedad |
Sitio seco, fresco, ventilado. En paletas. Max.imo 70% humedad
del aire |
Aprox. 6 meses |
Inspeccionar: olor, nivel de humedad, presencia de parásitos
|
|
Harina de cereales |
Seco, estibas no muy apretado, olor dulzón. Contenido máximo de
15% humedad |
Igual al cereal en grano |
Aprox. 6 meses |
Igual al cereal en grano |
|
Enlatados |
Sin herrumbre, sin abombar, cartones en buenas condiciones, sin
derrames, fecha de vencimiento no expirada. Con etiquetas que identifiquen su
contenido |
Preferiblemente en paletas |
6-12 según fechas de expiración |
Detectar latas deformadas. Si al abrir una lata sale gas,
significa que su contenido está en mal estado |
|
Leche descremada en polvo (en bolsas) |
Seca, olor limpio, color marfil |
Sitio seco, fresco, ventilado; a la sombra |
1 año |
Puede mantenerse entre 2-3 años en la oscuridad entre
15°C. A veces endurece. Esto no altera su valor siempre y cuando su
olor y color no cambien |
|
Leche entera en polvo (en bolsas) |
Seca, olor limpio, color marfil |
Sitio seco, fresco, ventilado; a la sombra |
8-10 meses |
Igual que la leche descremada |
|
Azúcar |
Seca, granulada, sin pelotas, brillante |
Sitio seco, estibas ventiladas |
Varios años |
Absorve humedad rápidamente. El azúcar húmedo en bloques es apta
para el comsumo humano |
|
Medicamentos |
Fechas de vencimiento sin expirar. En envolturas originales.
Paquetes sin roturas ni exposición de los productos a la intemperie |
Sitio seco, fresco, ventilado. En paletas. Algunos requieren
refrigeración |
Depende de fechas de expiración |
Controlar temperaturas si se mantienen productos en
refrigeración |
|
Frazadas |
Empacadas. Evitar la humedad |
Sitio seco, estibas ventiladas |
|
Frazadas mojadas deben ser secadas inmediatamente. Cuidado con
la polilla y las pugas |
|
Ropa |
Empacada, limpia |
Sitio seco, estibas ventiladas |
|
Igual que las frazadas |
|
Carpas |
Empacadas. Evitar la humedad |
Sitio seco, estibas ventiladas |
|
Paquetes mojados deben ser secados inmediatamente. |
|
Adaptado de Handbook for Delegates, International
Federation of Red Cross and Red Crescent Societies. Geneva 1997. |
Anexo 9.1.
Modelo de Tarjeta de control de existencias
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Tarjeta de Control de existencias |
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Bodega: ______________ |
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Producto ____________________ Lote No. _____________ Sector
__________________ |
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Fecha |
Ingresos |
Salidas |
Saldo |
Nombre y firma del responsable |
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Observaciones:
____________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
_______________
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Anexo 9.2.
Modelo Formulario de Ingreso de suministros
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0001 |
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REGISTRO DE INGRESO DE SUMINISTROS |
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Tipo y No. de documento de transporte
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Fecha de llegada:
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Fecha de ingreso:
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Procedencia:
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Destinatario:
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Medio de transporte: |
Entregado por: |
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Cantidad |
tipo de empaque |
Detalle de los suministros |
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Cantidad de bultos |
Peso total en kg |
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Nombre, firma del que recibe. Lugar y fecha
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Observaciones (reporte cualquier diferencia detectada entre el
tipo, peso y cantidad reportada en los documentos de la carga y lo
recibido):
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
__________________________________________________________
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Anexo 9.3.
Modelo Formulario de Despacho de suministros
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0001 |
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REGISTRO DE DESPACHO DE SUMINISTROS |
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Fecha de despacho:
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Responde a pedido #
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Nombre del solicitante:
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Autorización de entrega #:
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Destinatario:
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Medio de transporte:
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Cantidad |
tipo de empaque |
Detalle suministros |
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Cantidad de bultos |
Peso total en Kg |
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Observaciones:
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Despacho: nombre, firma, fecha
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Transporte: nombre, firma, fecha
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Recepción: nombre, firma, fecha
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Anexo 9.4.
Modelo Formulario de Reporte de Existencias (*)
(*) basado en el modelo de la Federación
Internacional de la Cruz Roja
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Reporte de Existencias |
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Bodega: ________________ Periodo de (fecha): _______________
a(fecha): ____________ |
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Producto |
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Existencia inicial |
Ingresos |
Salidas |
Pérdidas (si las hay) |
Saldo de existencias al cierre |
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Unidades |
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kg |
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Unidades |
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Unidades |
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kg |
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Unidades |
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Unidades |
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kg |
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Unidades |
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Unidades |
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kg |
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Unidades |
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kg |
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Unidades |
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kg |
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Unidades |
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kg |
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Unidades |
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kg |
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Unidades |
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kg |
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Unidades |
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kg |
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Unidades |
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kg |
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Explicación de las pérdidas:
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Nombre y firma del responsable: |
Fecha del reporte: |
