Manual para el Manejo Logístico de Suministros Humanitarios (Pan American Health Organization (PAHO) / Organización Panamericana de la Salud (OPS) - WHO - OMS, 2000, 121 p.) Capítulo 8 - Registro, control y monitoreo de los suministros Ingreso y registro de los suministros Sistemas de control, monitoreo y seguimiento Disposición de artículos no prioritarios y de otros suministros13

Manual para el Manejo Logístico de Suministros Humanitarios (Pan American Health Organization (PAHO) / Organización Panamericana de la Salud (OPS) - WHO - OMS, 2000, 121 p.)

Capítulo 8 - Registro, control y monitoreo de los suministros

Ingreso y registro de los suministros

Procedimientos en los puntos de ingreso y sitios de recepción

Esta suele ser una tarea crucial ya que es básicamente el primer contacto con las donaciones que ingresan y el desempeño en esta etapa tendrá un impacto notable en el resto del sistema. Como se ha establecido en el capítulo anterior, los suministros deben registrarse lo más rápidamente en los sitios de ingreso y recepción mediante un sistema estandarizado y que ofrezca herramientas para el control y el seguimiento. Esto requerirá la disposición de un equipo humano en estos sitios para las diferentes tareas, así como un coordinador que oriente el trabajo y resuelva consultas sobre selección, prioridad, clasificación y en general el tratamiento de las donaciones según sus categorías y otros criterios que se hayan establecido.

La metodología SUMA ha dado resultados positivos en innumerables emergencias y es una herramienta bastante desarrollada, por lo cual se recomienda su utilización (ver El Sistema SUMA en Anexo 8.1).

Los procedimientos más importantes para el registro de las donaciones en los puntos de ingreso son:

Registro: los suministros que llegan deberían registrarse bajo el concepto unitario de envío, esto es “el conjunto de provisiones que llegan al mismo tiempo, por el mismo medio de transporte, provenientes del mismo donante y dirigidos a un mismo destinatario”¹¹

¹¹ SUMA. Manual del usuario. Organización Panamericana de la Salud. Washington DC. 1999

Basándose en la documentación que acompaña a la carga se hace un registro de cada uno de los envíos que ingresan. Por lo general en los puntos de ingreso de los suministros no hay condiciones adecuadas (espacio, disponibilidad) para hacer la verificación detallada de la carga o bien esta viene referida a un destinatario que la llevará a sus propias bodegas; de manera que para hacer un registro adecuado de las provisiones entrantes se debe procurar obtener la mayor cantidad posible de detalles particulares de la carga, tales como:

® procedencia

® destinatario

® medio de transporte

® cantidad de bultos

® Peso (de ser posible, precisar el peso de los diferentes tipos de suministros individualmente; P.e. 1000 Kg de alimentos, 1 Kg de medicamentos, etc.)

® Contenidos y formas de empaque

® Condición en que llega la carga

Separación por prioridad y etiquetado: la organización a cargo del manejo de estos suministros deberá establecer las prioridades para los diferentes tipos de suministros dependiendo de las necesidades más urgentes detectadas. Por ejemplo, en caso de terremoto, los suministros y equipo medico para el tratamiento de heridas y fracturas podrían ser prioritarios, mientras que en una inundación, la prioridad podría ser agua y alimentos.

De esta manera, la separación por prioridad permite brindarle atención a los suministros que están siendo solicitados con más urgencia y separar aquellos que pueden esperar antes de ser enviados. Todas las cajas y paquetes serán etiquetados o rotuladas mostrando claramente su nivel de prioridad y se agruparán en sectores distintos del punto de ingreso o sitio de recepción.

Por ejemplo, el sistema SUMA utiliza los niveles siguientes¹²:

¹² SUMA, Manual del usuario. Organización Panamericana de la Salud. Washington DC. 1999

Prioridad 1: Urgente - Distribución Inmediata. Se identifican con etiquetas en color rojo.

Prioridad 2: Distribución No Urgente: estos son artículos que no son requeridos en lo inmediato pero que serán útiles para una fase posterior de la emergencia. Se identifican con etiquetas en color azul.

Prioridad 3: Artículos No Prioritarios. Distribución No Urgente.. En este nivel se ubican aquellos artículos dañados, expirados, inservibles, desconocidos y cuya utilidad es dudosa. Serán puestos a un lado para ser examinados cuando el tiempo lo permita. Se identifican con etiquetas en color negro.

También se debe etiquetar o rotular visiblemente aquellos suministros que requieran refrigeración o algún cuidado particular.

Clasificación de los suministros: para efectos del registro de los suministros recibidos, estos se deben clasificar por categorías y sus respectivas subcategorías, según se menciona en el apartado Categorías del Capítulo 5. Esto además de facilitar la identificación de los artículos recibidos, contribuye a unificar los procedimientos de clasificación, almacenaje y control de existencias.

Sistemas de control, monitoreo y seguimiento

Las provisiones tendrán un trecho y una serie de etapas a recorrer desde el punto de ingreso o recepción hasta llegar a las manos de la población; para disminuir las pérdidas, desvíos y hacer un uso más eficiente de los recursos, debe existir un instrumento que certifique su paso por cada uno de estos “momentos” e indique hacia donde ha continuado su recorrido. Estos controles deben indicar también qué tipo de suministros ha sido movilizado, en qué cantidad, cuáles son sus condiciones e identificar a las personas que han intervenido en el proceso de su movilización.

Los instrumentos documentales y los procedimientos de control y seguimiento de las provisiones, deben ser acordados y diseñados en la etapa de preparación del plan de logística. Los formularios de registro que se utilizarán tienen que ser oficiales e impresos, con numeración consecutiva y previendo copias para cada una de las personas que tendrán responsabilidad en las diferentes etapas.

El diseño anterior y cuidadoso de la documentación es importante, ya que esta tiene que hacer coincidir y complementar información proveniente de las diversas etapas en el recorrido de los suministros. Es importante además definir claramente a las personas que serán responsables del control en cada una de estas etapas.

Al definir los procedimientos de control se tiene la difícil tarea de encontrar el balance entre métodos sencillos que no obstaculicen el flujo pero que al mismo tiempo no permitan el movimiento incontrolado de suministros. Una clave importante es asegurar que las personas a cargo conozcan el uso de los diferentes formularios y apliquen apropiadamente los procedimientos, así como la supervisión constante de las personas y las actividades.

Los aspectos que se deben controlar en cada una de las diferentes etapas en el recorrido de los suministros dentro del país o la región se pueden resumir de la siguiente manera (Ver también tabla 8.1):

Llegada de los suministros y donaciones a los puntos de ingreso (puertos, aeropuertos, fronteras) y sitios de recepción (centros de acopio, instituciones, etc.):

® Ingreso y registro de las provisiones
® almacenamiento temporal
® salida de las provisiones (entrega para su uso o distribución, o envío a otros sitios de almacenamiento)

Transporte de los suministros y donaciones hacia otros sitios de almacenamiento o al terreno mismo

® Carga de las provisiones
® Aviso al destinatario sobre el envío de la carga
® Transportación (incluye trasbordos)
® Descarga de las provisiones

Recepción en el terreno o en centros secundarios de almacenamiento

® Verificación física y documental de la carga (cantidad, peso, calidad)
® Registro de los suministros que llegan
® Notificación al remitente de recepción del envío

Almacenamiento de los suministros

® Registro de ingresos de suministros
® Inventarios y control de existencias
® Medidas de higiene y seguridad de la bodega
® Fechas de vencimiento y rotación de existencias
® Registros y constancias de pérdidas y destrucción de artículos
® Registro de salida de suministros

Salida de los suministros del sitio de almacenamiento (Entregas para su uso o envíos a puntos de distribución)

® Carga de las provisiones
® Aviso al destinatario sobre el envío de la carga
® Transportación (incluye trasbordos)
® Descarga de las provisiones

Distribución de la asistencia

® registro de las provisiones que llegan a los puntos de distribución
® almacenamiento de las provisiones
® registro e identificación de beneficiarios
® registro de entrega de la asistencia a los beneficiarios
® inventarios y control de existencias
® Informe diario de distribución

TABLA 8.1 MATRIZ DE MONITOREO Y CONTROL DE LOS SUMINISTROS

Etapa o situación	Instrumento/procedimientos de control*	Qué se debe verificar	Lugar de verificación
Ingreso al país o a la zona de emergencia de donaciones y suministros no solicitados	Registro electrónico tipo Sistema SUMA Hojas de registro manual	Los contenidos por categorías La cantidad y peso La calidad (estado de las provisiones) Procedencia	Puntos de ingreso (puertos, aeropuertos, fronteras, etc.) Puntos de recepción (otros centros de acopio)
Cuando desde el terreno se hace un pedido específico de suministros	Formulario oficial de solicitud con numeración consecutiva	Que el solicitante sea la persona autorizada para hacer los pedidos Contenido de los pedidos Consultar al terreno cualquier duda o sugerencia	En el sitio de recepción de la solicitud
Cuando se envían donaciones o suministros al terreno o a otro sitio diferente al de almacenamiento	Formulario oficial de solicitud con numeración consecutiva Formulario oficial de autorización de salida o despacho	Que el solicitante sea la persona autorizada para hacer los pedidos Firmas y sellos de la autorización de despacho Que la carga despachada corresponda a lo expresado en los documentos que la acompañan (tipo-cantidad) Destino de la carga	Sitio de almacenamiento temporal de los suministros (centro de acopio, sitio de recepción) Durante el proceso de carga de los suministros en el vehículo respectivo
Transporte de suministros-	Formulario oficial de autorización de salida o despacho Manifiesto de carga o guía de transporte con numeración consecutiva	Firmas y sellos de la autorización de despacho Que la carga corresponda a lo expresado en los documentos que la acompañan (tipo-cantidad) Destino de la carga	Sitio de almacenamiento temporal de los suministros. Durante el proceso de carga y descarga de los suministros
Recepción de suministros en el sitio en donde fueron solicitados	Manifiesto de carga o guía de transporte con numeración consecutiva Formulario para registrar el ingreso de la carga en el punto de recepción.	Estado general de la carga. Los contenidos, la cantidad y calidad de lo recibido deben concordar con lo solicitado. Que la carga corresponda a lo expresado en los documentos que la acompañan	Lugar de recepción del envío
Almacenamiento de los suministros	Registro de ingresos a la bodega Inventarios físico y documental Registro de salidas de suministros Registros y constancias de pérdidas y destrucción de artículos deteriorados, vencidos, etc.	Control de inventarios Medidas de higiene y seguridad de la bodega Rotación adecuada de los productos	Sitio de almacenamiento de los suministros
Distribución de la asistencia	Formulario de recepción de suministros en los centros de recepción Registro e identificación de beneficiarios Tarjetas de distribución Formulario de informe de distribución Control de existencias	Cumplimiento de los criterios para elegir beneficiarios Aplicación correcta de los procedimientos y uso de los instrumentos establecidos para la distribución Conciliación entre lo distribuido y los remanentes	Puntos de distribución Centros de almacenamiento en las áreas de distribución
Todos los formularios utilizados deben tener numeración consecutiva y proveer copias para cada una de los responsables que intervienen en el proceso respectivo.

Disposición de artículos no prioritarios y de otros suministros13

¹³ Para el tema de desecho e eliminación de medicamentos y productos médicos, ver capítulo 13. “El Manejo de los Suministros Médicos”.

Una importante proporción de las donaciones recibidas contiene productos no prioritarios o simplemente inservibles. Ambos se convierten en una carga adicional para el sistema de manejo de suministros. Sin embargo, hay que establecer una diferencia entre ambos tipos ya que el tratamiento de uno y otro son diferentes.

Artículos no prioritarios.

Como se señala en el punto “Separación por prioridad y etiquetado”, los suministros que en el momento de su recepción no son prioritarios, sí podrían ser útiles más adelante en otra etapa de la emergencia. Por esa razón, estos productos deben ser clasificados, etiquetados y puestos a buen recaudo mientras llega el momento de su uso.

Eliminación de otros suministros

Por otra parte, los artículos que por su estado (dañados, vencidos, totalmente inapropiados, etc.) son considerados “inservibles”, deberían ser eliminados apenas el tiempo lo permita, sobre todo para liberar espacio necesario para las provisiones útiles.

Lamentablemente, este no suele ser un procedimiento sencillo ya que por lo general se trata de toneladas de material, para lo cual se requiere toda una logística incluyendo transporte, almacenamiento temporal y zonas para desecharlos.

Existe también la dificultad “política” y de imagen, ya que la opinión pública, incluyendo a los donadores, verá con malos ojos la eliminación de productos considerados por ellos como necesarios para satisfacer las necesidades de los afectados, aunque la realidad sea que estos no son aptos para el uso o consumo humano.

La eliminación de estos productos debe ser tomada con mucha seriedad ya que no se trata de “simple basura”. Muchas veces es mejor mantenerlos almacenados mientras se pueden eliminar adecuadamente y no simplemente botarlos o abandonarlos en un predio en donde podrían ser recuperados por las personas y convertirse en un peligro para la salud pública.

Estos materiales se pueden destruir, incinerar, enterrar, etc., pero lo más importante es que exista una directriz específica sobre los procedimientos de eliminación y no permitir que se improvise sobre el tema La situación es aún más delicada si se trata de medicamentos o materiales peligrosos, cuya eliminación requerirá de profesionales especializados debido a los cuidados especiales que requieren y a las normas que rigen su manipulación y desecho.