Manual para el Manejo Logístico de Suministros Humanitarios (Pan American Health Organization (PAHO) / Organización Panamericana de la Salud (OPS) - WHO - OMS, 2000, 121 p.) Capítulo 11 - La distribución (introduction...) Principios básicos Responsabilidad y criterios Sistemas de distribución Monitoreo y control

Manual para el Manejo Logístico de Suministros Humanitarios (Pan American Health Organization (PAHO) / Organización Panamericana de la Salud (OPS) - WHO - OMS, 2000, 121 p.)

Capítulo 11 - La distribución

El gran objetivo del manejo de los suministros humanitarios, es distribuir la asistencia entre las personas afectadas por el desastre o las organizaciones encargadas de su manejo, procurando una entrega proporcional, equitativa y controlada para evitar los abusos y el desperdicio.

Principios básicos

La distribución no puede ser una acción generalizada e indiscriminada, sino al contrario debe ser proporcional y controlada. Si bien cada organización tiene sus políticas y motivaciones en relación con la asistencia a las víctimas de los desastres, existen criterios que deben trascender la individualidad de las organizaciones y ser aplicados como principios básicos, para una distribución más equitativa y eficaz.

1. Ni la pertenencia política, étnica, religiosa, la nacionalidad ni cualquier otro juicio de discriminación negativa, pueden ser criterios para la elegibilidad de los beneficiarios a la asistencia humanitaria.

2. En la fase de emergencia, se debe distribuir productos y artículos estrictamente necesarios para cubrir necesidades básicas inmediatas de sobrevivencia o de mejoramiento de las condiciones de vida de la población afectada.

3. La asistencia debe ser entregada únicamente a la gente que realmente la necesita y en proporción a su necesidad.

4. Está dirigida a apoyar a personas en una situación de interrupción repentina de su capacidad de abastecimiento, por lo cual debe ser inmediata, para cubrir los momentos críticos de necesidad.

5. Es complementaria. No pretende resolver todos los problemas de la población sino apoyar en la resolución de los más urgentes y vitales, así como complementar el esfuerzo que realizan las personas afectadas en procura de su subsistencia.

6. Debe ser pertinente y apropiada; que se adapte a las costumbres y usanzas locales y a las características ambientales.

7. Es temporal. Se debe evitar la asistencia de largo plazo que genera dependencia de la ayuda foránea y no estimula la recuperación económica del área afectada. Incluso en el caso de poblaciones desplazadas que necesitarán apoyo por un periodo más prolongado, se debe generar una asistencia que promueva la autosuficiencia y un pronto regreso a la normalidad.

Responsabilidad y criterios

La distribución es una actividad sumamente compleja que demanda gran capacidad y experiencia. Una operación mal manejada puede tener un impacto negativo en la misma población que se pretende beneficiar. Por eso antes de emprender la tarea de distribuir asistencia, es importante estar muy claros sobre las responsabilidades que esto implica y los criterios a los que se debe responder para que esta asistencia implique un cambio positivo en las condiciones de vida de la población afectada.

Criterios

Una acción de distribución no debería emprenderse hasta estar seguros que existe capacidad para enfrentar los requerimientos de organización que demanda una operación de este tipo. Los criterios de selección de beneficiarios, así como los métodos y procedimientos de distribución deben definirse lo más claramente posible.

En la medida de lo posible debemos mantenernos en la “especialidad” de nuestra organización, en lo que sabemos hacer y lo que hacemos mejor. Es decir, evitar la improvisación sobre la marcha de actividades diferentes a las emprendidas o incursionar en campos en los que carecemos de experiencia válida.

Habrá que tener en cuenta además que, debido a la evolución de la emergencia, es posible que nuestros criterios de partida tengan que ser revisados y adaptados a las nuevas situaciones, pero en todo caso, cualquier cambio en la estrategia de intervención debe obedecer a lo expresado por la realidad del terreno y que ha sido detectado mediante una evaluación.

Responsabilidades

Como ya está dicho, el objetivo de la asistencia es propiciar un impacto positivo en la sobrevivencia y el mejoramiento de vida de las personas y por esa razón es nuestra responsabilidad procurar que todas las acciones de asistencia estén dirigidas en ese sentido.

En situaciones de escasez y en ciertos contextos políticos o militares, los recursos y provisiones se convierten en una fuente de poder y control para los grupos que tienen mejor acceso a ellos. Los políticos y otros sectores interesados, tratan frecuentemente de controlar la distribución, ya sea para apuntalar su imagen pública o para beneficiar a grupos particulares.

Algunos grupos o individuos podrían intentar arrogarse la representación de la comunidad afectada y usurpar la asistencia. Por otra parte, pueden haber grupos de población que por razones diversas (aislamiento, razones culturales, etc.) tendrán mayor dificultad para llegar hasta los centros de distribución o tener acceso a la asistencia, de manera que hay que monitorear estos casos para evitar la exclusión.

Por esa razón, la equidad en la distribución así como la protección de las provisiones son parte de nuestras responsabilidades fundamentales para evitar que la asistencia se convierta en una espada de doble filo, debido a la distorsión y el manejo inescrupuloso.

Sistemas de distribución

Situación de la población afectada

La asistencia puede ser entregada directamente a los beneficiarios o por medio de intermediarios escogidos para esa tarea. Los sistemas de distribución que se adopten dependen de la situación y las condiciones particulares de la población que se va a asistir, así como de la capacidad real de nuestra organización para encargarse de la distribución.

La situación y condiciones de la población afectada, suele variar de acuerdo al tipo de desastre y principalmente al contexto social, geográfico, político, etc. de dicha población. Incluso, en un mismo escenario de operaciones pueden presentarse situaciones de diferente tipo. Algunas de estas, de manera muy genérica, son:

Damnificados por un evento desastroso que han sufrido daños en sus viviendas y propiedades pero que siguen establecidos en su área de habitación.

Damnificados que por razón de los efectos en su comunidad se han evacuado a un sitio diferente de su área de habitación; viviendo en alojamientos temporales.

Desplazados (por violencia, generalmente) fuera de su comunidad de origen, cuyo regreso suele ser incierto.

Refugiados: individuos que huyen y se establecen en un país diferente al suyo por temor de peligrar su seguridad o su vida, El término “refugiado” se aplica solamente a aquellos que han recibido el reconocimiento como tal, por parte del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados (ACNUR), aunque esto no signifique que habrá que esperar dicho reconocimiento para brindarles asistencia, ya que obviamente sus necesidades son inmediatas, pero si significa que las acciones serán eventualmente coordinadas con el ACNUR.

Distribución directa

Para emprender la distribución directa, se necesita tener un buen conocimiento del entorno físico y social de la población y una buena capacidad logística, administrativa y de infraestructura. Distribuir directamente permite un mejor control sobre las donaciones pero puede resultar extremadamente compleja si no se cuenta con las capacidades mencionadas y personal con experiencia. Algunos aspectos básicos que se deben tomar en cuenta son:

Cuando se hace distribución en una zona que no conocemos, es muy importante identificar personas con buen conocimiento de la región y de la comunidad que nos puedan guiar, facilitar el acceso y contactos; aunque se debe ser cauteloso para evitar caer en manos de personas que puedan manipular o sacar provecho personal o para un grupo determinado.

Igualmente es importante identificar líderes, dirigentes y organizaciones representativas de la población beneficiaria, para coordinar en la medida de lo posible los esfuerzos, teniendo siempre el cuidado de no perder la autonomía ni el control de las acciones.

Identificar la existencia de grupos de presión dentro de la población beneficiaria, así como tratar de entender lo más pronto posible las dinámicas locales de relación y antagonismos, nos permite adelantar posibles escenarios de conflicto, y tomar decisiones para evitarlos o convivir con ellos.

A la primera distribución, se debe establecer un sistema de registro e identificación de los beneficiarios y entregarles el documento que servirá para ejercer control de las siguientes entregas. La mayoría de las organizaciones usan boletas, cupones, tarjetas de ración, recibos, vales, etc., en las que consigna la información sobre los beneficiarios y deben ser presentadas obligatoriamente para cada nueva entrega (ver anexos 11.1 y 11.2).

Alguna marca visible (sello, piquete, firma, huella digital, etc.) debe aplicarse al documento de distribución para certificar que la entrega ya fue hecha y evitar repeticiones.

Es preferible el registro por familias y no por individuos. Se debe registrar la cantidad de miembros y los grupos etarios que la componen y de esta manera entregar la asistencia de manera equitativa y proporcional. Igualmente debe identificarse necesidades particulares de las personas que componen la familia, especialmente para los casos de población vulnerable (ver anexo 11.1).

El trato a los beneficiarios debe ser equitativo. Se debe evitar a toda costa hacer excepciones, los tratos preferenciales y los compadrazgos, ya que esto es fuente de conflictos y atentan contra nuestras propias reglas y seguridad.

Se debe evitar los cambios frecuentes en los procedimientos de entrega, ya que esto confunde a los beneficiarios y causa trastornos en la marcha de la distribución.

La organización debe prever medidas para evitar la exclusión de personas que por su condición califican como beneficiarios pero que por razones diversas no tienen acceso a los puntos de distribución.

Se deben aislar o demarcar las áreas de distribución para evitar aglomeraciones alrededor o el contacto directo de la muchedumbre con las provisiones.

Se debe explicar a los beneficiarios el sistema de distribución que se va a emplear y utilizar métodos organizados para realizar las distribuciones (fichas, filas, horarios por sectores, altavoces, etc.)

Es importante dar responsabilidades a los mismos beneficiarios en las tareas relacionadas con la distribución (acarreo de provisiones, organización de filas, construcción de sitios, etc.). En algunas ocasiones habrá que recurrir a personas y personalidades locales para facilitar la organización, por ejemplo para traducir al idioma local o en comunidades cuyas características étnicas así lo requieran.

Distribución indirecta

Cuando se trabaja en sitios desconocidos es muy difícil para una organización no local hacer una distribución conveniente y justa en un tiempo corto. O bien, no es la vocación operativa de nuestra institución hacer distribución directa. En esas circunstancias es muy importante encontrar una contraparte local fiable y que conozca la población y el sitio para que se ocupe de hacer llegar la asistencia.

Este método es más fácil y rápido, pero el destino final de las donaciones debe ser muy bien monitoreado para asegurar la entrega adecuada a las poblaciones afectadas. Además, sacrifica la visibilidad lo cual puede ser muy importante para algunas organizaciones. Cuando se escoge este procedimiento, se debe:

Identificar una contraparte confiable con presencia en el terreno, tales como grupos comunales, organizaciones no gubernamentales, instituciones sociales, comités de vecinos, etc.

No utilizar organizaciones que se encuentren en situación de antagonismo o conflicto con la comunidad o con otras organizaciones, ni organizaciones abiertamente identificadas como pertenecientes a un partido político o a una facción militar en disputa. En todo caso, no tener trato exclusivo con estas, sino procurar una relación equilibrada para evitar señalamientos de parcialidad y ahorrarse problemas de seguridad.

Establecer desde el inicio y de manera conjunta con la contraparte escogida, los acuerdos de acción y los procedimientos de control y monitoreo de la distribución, así como la manera en que deberán informar de sus actividades.

Se requiere un contacto cercano, seguimiento y retroalimentación con la contraparte, así como nuestra presencia frecuente en el terreno. Esto es esencial para apoyar su trabajo y para asegurar que la distribución responda a los principios y estándares de nuestra organización.

Se debe llevar a cabo un control físico y documental de los suministros distribuidos y remanentes de manera periódica, así como monitorear sobre el terreno las actividades de distribución llevadas a cabo por la contraparte.

Monitoreo y control

Una de las tareas fundamentales de las organizaciones es lograr que la asistencia llegue a las víctimas de los desastres y por lo tanto evitar que los suministros vayan a parar a otras manos. Por esa razón, los componentes de control y monitoreo deben estar presentes en cada una de las etapas del manejo de los suministros, y muy especialmente en la distribución. Distinguiremos dos procedimientos:

Control y monitoreo documental

Se debe revisar la coincidencia entre los ingresos a los centros de almacenamiento, los despachos y salidas de productos de estos centros y los comprobantes de distribución.

Insistir con las personas a cargo de la distribución en la importancia de siempre utilizar los formularios de control existentes (ver anexos 11.1, 11.2, 11.3), ya que de otra manera se disminuye la posibilidad de dar seguimiento apropiado.

Al final de cada jornada de distribución, los encargados deben preparar un informe. Si existieran bodegas periféricas en los centros de distribución, estas tendrán que contar con inventarios siempre actualizados.

En los casos de distribución indirecta, las contrapartes deben presentar reportes claros sobre el uso de los recursos que les han sido confiados para hacerlos llegar a las personas afectadas, pero es la responsabilidad de nuestra organización proveer los formularios adecuados para estos informes y asegurar que los reportes sean hechos.

Control y monitoreo físico

La revisión de documentos no es suficiente y se debe complementar con una verificación frecuente en el terreno, en los lugares de distribución. No solo por razones contables, sino también para observar y determinar la idoneidad de los procedimientos utilizados, identificar necesidades, corregir problemas, etc.

ANEXO 11.1.

MODELO DE REGISTRO DE BENEFICIARIOS

REGISTRO DE FAMILIAS BENEFICIARIAS
Tarjeta #	Fecha y Lugar de registro
Punto/centro de distribución asignado:
Información sobre la familia
Nombre	Parentesco	Edad	sexo	Necesidad especial
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Ubicación actual de la familia:
Explicación de necesidades especiales de alguno de los miembros de la familia (embarazadas, lactantes, complemento nutricional, etc.):
Nombre y firma cabeza de familia

MODELO DE TARJETA DE DISTRIBUCIÓN

(reverso del REGISTRO DE FAMILIAS BENEFICIARIAS)

TARJETA DE DISTRIBUCIÓN DE ASISTENCIA
Lugar y fecha de distribución:
Productos y cantidades recibidas
							Firma del beneficiario
Lugar y fecha de distribución:
Productos y cantidades recibidas
							Firma del beneficiario
Lugar y fecha de distribución:
Productos y cantidades recibidas
							Firma del beneficiario
Lugar y fecha de distribución:
Productos y cantidades recibidas
							Firma del beneficiario
Lugar y fecha de distribución:
Productos y cantidades recibidas
							Firma del beneficiario

ANEXO 11.3.

Tabla de cálculo cantidad de alimentos requerida

Ración diaria promedio (gramos)	Días	Consumo total en el periodo por persona (kg)	Cantidad total requerida (en toneladas métricas)					Cantidad de personas que se pueden alimentar con:
			Para 500 Personas	Para 1.000 personas	Para 2.000 personas	Para 5.000 Personas	Para 10.000 personas	1 tonelada métrica	50 toneladas métricas	100 toneladas métricas	200 toneladas métricas
10	90	0.9	0.45	0.9	1.8	4.5	9.0	1.111	55.560	111.110	222.220
	120	1.2	0.6	1.2	2.4	6.0	12.0	833	41.670	8,3330	166.670
	180	1.8	0.9	1.8	3.6	9.0	18.0	555	27.780	55.560	111,110
20	90	1.8	0.9	1.8	3.6	9.0	18.0	555	27,780	55,660	111,110
	120	2.4	1.2	2.4	4.8	12.0	24.0	417	20,830	41,670	83,330
	180	3.6	1.8	3.6	7.2	18.0	36.0	278	13,890	27,780	55,560
30	90	2.7	1.35	2.7	6.4	13.5	27.0	307	18,520	37, 040	74,070
	120	3.6	1.8	3.6	7.2	18.0	36.0	278	13,890	27,780	55,560
	180	5.4	2.7	5.4	10.8	27.0	54.0	185	9,260	18,520	37,040
40	90	3.6	1.8	3.6	7.2	18.0	36.0	278	13,890	27,780	55,560
	120	4.8	2.4	4.8	9.6	24.0	48.0	208	10,420	20,830	41,670
	180	7.2	3.6	7.2	14.4	36.0	72.0	139	6,940	13,890	27,780
50	90	4.5	2.25	4.5	9.0	22.5	45.0	222	11,110	22,220	44,440
	120	6.0	3.0	6.0	12.0	30.0	60.0	167	8,330	16,670	33,330
	180	9.0	4.5	9.0	18.0	45.0	90.0	111	5,560	11,110	22,220
60	90	5.4	2.7	5.4	10.8	27.0	54.0	185	9,260	18,520	37,040
	120	7.2	3.6	7.2	14.4	36.0	72.0	139	7,140	13,890	27,780
	180	10.8	5.4	10.8	21.6	54.0	108.0	92	4,630	9,260	18,520
80	90	7.2	3.6	7.2	14.4	36.0	72.0	139	7,140	13,890	27,780
	120	9.6	4.8	9.6	19.2	48.0	96.0	104	5,210	10,420	20,830
	180	14.4	7.2	14.4	28.8	72.0	144.0	69	3,470	6,940	13,890
100	90	9.0	4.5	9.0	18.0	45.0	90.0	111	5,560	11,110	22,220
	120	12.0	6.0	12.0	24.0	60.0	120.0	83	4,170	8,330	16,670
	180	18.0	9.0	18.0	36.0	90.0	180.0	56	2,780	5,560	11,110
125	90	11.25	5.6	11.3	22.5	56.3	112.5	89	4,440	8,890	17,780
	120	15.0	7.5	15.0	30.0	75.0	150.0	67	3,330	6,670	13,330
	180	22.5	11.3	22.5	45.0	112.5	225.0	44	2,220	4,440	8,890
150	90	13.5	6.75	13.5	27.0	67.5	135.0	7474	2,700	7,410	14,810
	120	18.0	9.0	18.0	36.0	90.0	180.0	5656	3,780	5,560	11,110
	180	27.0	13.5	27.0	54.0	135.0	270.0	3737	1,850	3,700	7,410
Tomado de Assisting in emergencies. A ressource handbook for UNICEF field staff. Geneva 1994