Apéndice B. Aspectos y recursos institucionales

El conocimiento de los aspectos y recursos de la institución es un soporte importante para el manejo legal, administrativo y logístico durante las situaciones de emergencia, que propicia y facilita la toma de decisiones. Los aspectos institucionales se relacionan con la constitución de la empresa y su organización, y son los siguientes:

1. Datos generales:

· Razón social.
· Actividad.
· Registro tributario.
· Accionistas.
· Capital social.
· Dirección.
· Teléfono, télex, fax, etc.

2. Directorio:

· Relación de miembros y cargos a una fecha determinada.
· Representatividad y fecha de ingreso y cese.
· Dirección y teléfono comercial de los miembros.

3. Principales funcionarlos:

· Relación de los principales funcionarios con sus respectivos cargos en una fecha determinada.
· Número de ficha de cada funcionario que permita el acceso a más datos.
· Fecha de asunción al cargo y de su ingreso a la empresa.
· Profesión.

4. Organización y ámbito de jurisdicción:

· Tipo de organización y jerarquía (centralizada o descentralizada, etc.).

· Descripción de la organización para las funciones normativas, de asignación y control de recursos, procesos de producción, distribución, recolección, tratamiento y disposición final, atención al usuario, operación y mantenimiento, etc.

· Ámbito de jurisdicción (Cuadro B-1), su distribución geográfica y su estructura orgánica se deben presentar en forma gráfica, señalando la fecha de vigencia. Es posible que, además del organigrama estructural de la empresa, sea importante presentar los de algunas áreas de interés tales como producción, distribución primaria, operación, mantenimiento, etc.

CUADRO B-1. AMBITO DE JURISDICCION.

ZONA/REGION/DISTRITO	AREA (km²)	POBLACION
		TOTAL	SERVIDA	%
TOTAL

A su vez, los recursos humanos y materiales de la institución deberán ser detallados en cuanto a su cantidad, ubicación y estado. A continuación se presentan algunos elementos útiles para tener un mejor conocimiento de los recursos existentes en la empresa, siempre referidos a una fecha determinada.

CUADRO B-2. DISTRIBUCION DEL PERSONAL POR CATEGORIAS Y AREAS.

CATEGORIA AREAS	EMPLEADOS	OBREROS	TOTAL TRABAJADORES	%
TOTAL
%

CUADRO B-3. DISTRIBUCION DEL PERSONAL POR LOCALES Y ZONAS.

LOCAL	EMPLEADOS	OBREROS	TOTAL	%
TOTAL
%

Recursos humanos

El manejo de los recursos humanos es uno de los aspectos más importantes en toda situación normal o de emergencia, por lo que el conocimiento de tal recurso en cantidad, características, cualidades, ubicación y grado de capacitación, en el momento oportuno, garantiza una toma de decisiones eficiente. En los Cuadros B-2 a B-6 se presentan modelos para el manejo de la información del personal de la empresa.

CUADRO B-4. FORMACION PROFESIONAL Y TECNICA DEL PERSONAL.

	PROFESIONALES
PROFESION	EGRES.	COLEG.	TOTAL	%	TECNICOS	No.	%
INGENIEROS					EMPLEADOS
OTROS
PROFESIONALES					OBREROS
TOTAL
%

CUADRO B-5. INFORMACION DEL PERSONAL.

No. DE FICHA_ JEFATURA _ PROFESIONAL _ ADMINISTRATIVO _ TECNICO _ OPERARIO _ OBRERO _ GERENCIA: UNIDAD: LOCAL: NOMBRE/APELLIDOS: DOMICILIO: TELEFONO: EDAD: SEXO: ESTADO CIVIL: No. DEPENDIENTES: ACTIVIDAD QUE DESEMPEÑA: OTRAS ACTIVIDADES: INDISPENSABLE PARA: TERREMOTOS _ SEQUIAS _ HURACANES _ INUNDACIONES _ FECHA:/ / Firma y sello del Jefe

CUADRO B-6. ORGANIZACION DE GRUPOS DE TRABAJO.

AGUA POTABLE/ALCANTARILLADO
OPERACION	GRUPO No.	SUPERVISOR/CAPATAZ No.	OPERARIOS ESPECIAL. No.	PEONES No.	TOTAL
SUPERVISOR/CAPATAZ
TOTAL
MANTENIMIENTO
SUPERVISOR/CAPATAZ	GRUPO No.	SUPERVISOR/CAPATAZ No.	OPERARIOS ESPECIAL. No.	PEONES No.	TOTAL
TOTAL
TOTAL AGUA POTABLE/ALCANTARILLADO
TOTAL GENERAL

FECHA: / /

CUADRO B-7. INVENTARIO DE VEHICULOS.

	No. INTERNO:
TIPO/MARCA:	AÑO:
PLACA:	CAPACIDAD (Pasj - ton - m³):
TIPO COMBUSTIBLE:	TIPO DE ACEITE:
RENDIMIENTO (km/l):
RADIO: SI NO	FRECUENCIA:
ASIGNADO A:
ESTADO OPERATIVO:	FECHA: / /

Transporte

El conocimiento de este recurso y, sobre todo, el lugar en que se encuentra y su estado operativo, es también de mucha utilidad durante las operaciones de emergencia. En los Cuados B-7 a B10 se presentan modelos para el manejo de la información sobre transporte.

CUADRO B-8. LISTADO DE CHOFERES.

No. DE FICHA	NOMBRE Y APELLIDOS	DOMICILIO	TELEFONO	TIPO DE VEHICULO QUE MANEJA

FECHA: / /

CUADRO B-9. LISTADO DE ESTACIONES PARA EL ABASTECIMIENTO DE COMBUSTIBLE.

RAZON SOCIAL Y PERSONA DE CONTACTO	TELEFONO	UBICACION	CONVENIO		MODO DE PAGO
			SI	NO	CONTADO	CREDITO

FECHA: / /

CUADRO B-10. AUTORIZACION DE ASIGNACION TEMPORAL DE VEHICULOS EN CASOS DE EMERGENCIA.

		No. INTERNO
TIPO/MARCA:		AÑO:
PLACA:	RADIO: SI NO	FRECUENCIA:
AUTORIZACION DADA POR EL COMITE DE EMERGENCIA:
AL SEÑOR:		FICHA:
CARGO:
JUSTIFICACION:
ESTA AUTORIZACION VENCE EL / /	Y SI _ NO _
AUTORIZA A QUE EL VEHICULO PERNOCTE FUERA DE SU LUGAR HABITUAL DE ESTACIONAMIENTO
FECHA: / /		FIRMA AUTORIZADA

Maquinaria y equipos

Al igual que con los vehículos de transporte la maquinaria y los equipos de la empresa cumplirán una función importante durante y después del desastre (Cuadros B-11 a B-14).

CUADRO B-11. INVENTARIO DE MAQUINARIA Y EQUIPOS.

	No. INTERNO:
TIPO:	MODELO:	MARCA:
AÑO:	PLACA:	COMBUSTIBLE:
LUBRICANTE:		BATERIA:
CARACTERISTICA DE OPERACION:
ASIGNADO A:
OPERADOR TITULAR:		FICHA:
DOMICILIO:		TEL.:
OPERADOR SUPLENTE:		FICHA:
DOMICILIO:		TEL.:
OTROS DATOS:
FECHA: / /

CUADRO B-12. LISTADO DE OPERADORES DE EQUIPO MECANICO.

No. DE FICHA	NOMBRE Y APELLIDOS	DOMICILIO	TELEFONO	TIPO DE QUE OPERA

FECHA:/ /

CUADRO B-13. LISTADO DE VEHICULOS, MAQUINARIA Y EQUIPOS DE ALQUILER.

RAZON SOCIAL Y/O PROPIETARIO Y PERSONA DE CONTACTO	TELEFONO	DIRECCION	ALQUILER DE		TIPO (indicar)
			VEHIC.	EQUI.

FECHA: / /

CUADRO B-14. LISTADO DE EQUIPOS PARA EL FUNCIONAMIENTO CON GRUPO ELECTROGENO.

NOMBRE E IDENTIFICACION DEL EQUIPO O INSTALACION	UBICACION	JUSTIFICACION Y ESPECIFICACION DEL GRUPO REQUERIDO Y FACILIDADES DE INSTALACION

FECHA: / /

Comunicaciones

En situaciones de alerta o emergencia, la coordinación de las actividades dependerá fundamentalmente de un sistema de comunicaciones que funcione eficientemente.

Para el efecto, en los Cuadros B-15 a B-18 se presentan modelos que pueden facilitar el manejo del sistema de comunicaciones.

CUADRO B-15. LISTADO DE EQUIPOS DE RADIO Y COMUNICACION.

ASIGNADO A:

EQUIPOS DE COMUNICACION

CENTRO DE OPERACIONES/UNIDAD MOVIL/PERSONAS

CENTRAL DE RADIO

RADIO MOVIL

RADIO PORTATIL

RADIO RECEPTOR

TELEFONO

TV

BIPER

DIRECTO

ANEXO

(ESTADO OPERATIVO)

F

N

F

N

F

N

F

N

F

N

F

N

F

N

F

N

F = OPERATIVO
N = NO OPERATIVO

CUADRO B-16. DIRECTORIO TELEFONICO DE ENTIDADES RELACIONADAS CON EL PLAN.

GRUPO:

NOMBRE/RAZON SOCIAL/PERSONA DE CONTACTO	DIRECCION	TELEFONOS

GRUPO: Proveedores, municipios, ministerios, bomberos, hospitales, servicios públicos, etc.

CUADRO B-17. DIRECTORIO TELEFONICO Y RADIAL DE LA EMPRESA.

		TELEFONOS		FRECUENCIAS
AREA	JEFE	DIRECTO	ANEXO	RADIO	BIPER	OTRO

CUADRO B-18. LISTADO DE FRECUENCIAS Y CODIGOS DE COMUNICACION.

COMITE DE EMERGENCIA O CENTRO DE OPERACIONES	ESTACION BASE	FRECUENCIAS			IDENTIFICACION
		USO INTERNO	No.	OTRAS
COMITE CENTRAL PLANTA TRATAMIENTO OPERACIONES MANTENIMIENTO ETC.					(Acorde con el reglamento de comunicaciones del país)

CUADRO B-19. SUMINISTROS DE EMERGENCIA.

AREA:

UNIDAD DE MEDIDA	CANTIDAD	CODIGO	DESCRIPCION DEL BIEN O PRODUCTO	LUGAR DE ALMACENAMIENTO

Almacenes

Finalmente, los recursos materiales existentes en las bodegas de la empresa cumplen una función vital para el pronto restablecimiento del servicio, evitar daños mayores y garantizar la calidad de las reparaciones. La calidad y cantidad de los suministros de emergencia deberán ser materia de conocimiento por parte de las unidades que los vayan a utilizar (Cuadro B-19).